Saiba como organizar sua biblioteca de materiais de design

A organização dos projetos, arquivos e amostras de clientes é imprescindível para um escritório de arquitetura e/ou design. De fato, é preciso criar um hábito que mantenha a organização desses itens tão importantes e se tenha eficiência no dia a dia e sobre tempo para desenvolver o produto mais importante da sua empresa - o projeto.

Chega de passar horas procurando aquele material que deveria estar em fácil acesso e que acaba o afastando de sua criatividade. 

Um bom sistema de organização é capaz de ser um aliado na hora de gerir seu tempo e você deve começar o quanto antes! 

Preparamos os passos para você começar a criar seu método de organização. Acompanhe as seguintes dicas de como começar a organizar seus materiais de design de interiores na sua empresa. 

Aproveite a leitura!

O que é preciso considerar antes de começar?

Para começar a organização dos materiais no seu local de trabalho, é importante levar em conta o quanto de espaço você tem disponível para isso e quais são os principais materiais que você deseja ter acessível.

Cada escritório tem sua particularidade e necessidades, então, seja flexível ao seguir as dicas, e escolha as que mais fizerem sentido e consigam atender a sua realidade, considerando o tipo de cliente, o seu tipo de organização e o fluxo de trabalho que você tem. 

Se o seu espaço for pequeno, opte por armários menos largos e mais altos. As prateleiras mais altas são ideais para guardar aqueles objetos que não são usados com tanta frequência. Você pode investir em escada lateral para melhor acesso a eles. 

Agora, se seu espaço for maior, separe uma sala para organização dos materiais de design de interiores. Nela, você pode fazer reuniões e apresentações com o cliente. Assim, tudo estará acessível quando você for mostrar para eles. 

O home-office ganhou muita aderência nos últimos tempos e, se esse também é o seu caso, você já deve ter percebido que as coisas costumam se misturar. Por isso, é importante que haja um espaço separado para seus materiais, evitando colocar outros objetos que não tenham relação. Isso serve para você se manter organizado e não perder tempo no dia a dia, tendo que tirar os objetos que não fazem parte daquele espaço. 

Quando as apresentações são feitas no seu espaço de trabalho, o ideal é criar um ambiente com televisão, quadros para escrever, mesa de apoio para os materiais. Se ele for pequeno, planeje móveis funcionais, como mesa dobrável e quadro portátil. Nos casos em que as apresentações são feitas fora do seu escritório, não será necessário essa disponibilidade de layout e sobrará mais espaço para você guardar outros materiais. 

Os materiais mais utilizados devem estar mais acessíveis, então reserve um espaço de fácil acesso a eles. Além disso, preencher rótulos e colar em gavetas, pastas, caixas, entre outros organizadores, é bom para guiá-lo a encontrar com mais facilidade.

Se você costuma levar os materiais para visitas de clientes, você precisa de transportes leves e que facilitem sua visita. Escolha caixas organizadoras transparentes ou malas que possuem rodas para facilitar o transporte e a integridade dos materiais. 

Quais materiais você precisa organizar? 

Os tecidos estão presentes em diversos elementos importantes para a decoração de um ambiente. Eles se encontram nos estofados, cortinas, lençóis, almofadas, colchas, toalhas, tapetes e muitos outros. 

Os livros que você tem com as amostras de tecido podem ser organizados por fornecedores, cores, preços.  Outra opção também é classificar por preço ou estilo. Analise as características das fibras (naturais, sintéticas ou artificiais), os tipos de fios (penteado, monofilamentos, multifilamentos, entre outros) e as tramas (planas,  rendas, malhas, etc).

Antes de tudo, você deve pensar como é o seu processo para poder categorizar, de modo que simplifique a sua biblioteca de tecidos.

Já os leques com catálogos de cores de tintas podem ser organizados por marca ou ordem alfabética por fornecedor. 

A lógica do armazenamento dos papéis de parede segue as dos tecidos, organize por cor ou fornecedor. Também leve em consideração categorizar por qualidade de impressão ou de padrão. Organize em gavetas ou em caixas. 

Os tapetes e carpetes podem ser armazenados em cabides para serem visualizados mais facilmente. A organização se dá por cores, materiais e preços. Entretanto, se você tiver poucas peças e pouco espaço, opte por organizá-los horizontalmente em prateleiras. 

As amostras de revestimentos em pedras precisam estar em prateleiras e caixas que sejam resistentes ao frequente movimento do cotidiano. Separe pelo preço do material por metro quadrado - isso é muito importante para conseguir especificar com mais facilidade, atendendo a necessidade do cliente. Outras opções para categorizar são por tipo e tamanho. 

O mostruário de MDF’s pode ser organizado por tipo de madeira, se ela é mais clara ou mais escura. Se remete algum outro material bem como, pelo preço ou pelo fornecedor. Com as amostras em mão fica muito mais fácil ter ideia do efeito daquele material escolhido e como ele vai ficar na prática - causando muito mais segurança no cliente. 

Os materiais para Moodboard, aquelas referências que você vai guardando no meio do processo de seus projetos para mostrar para o cliente ou só mesmo para te ajudar no desenvolvimento, podem ser organizadas nas caixas dos clientes ou em uma caixa separada. Os objetos que revelam cores, texturas, formas e vibrações que você gosta, como pedras, cartões de artes, pedaços de revistas/jornais, bijuterias, conchas, madeira, penas merecem um espaço especial.

Nesse caso, em relação a biblioteca virtual, a Vobi conta com a ferramenta de criação de Moodboard e o melhor de tudo: você ainda consegue compartilhar tudo com o seu cliente de maneira online. 

Confira nosso artigo sobre a importância dessa ferramenta, clicando aqui. E não deixe de dar uma olhada nesse vídeo: 

Se você ficou curioso, clique aqui e solicite seu convite!

Quais ferramentas utilizar?

Há várias ferramentas que podem te ajudar nesse processo de organização do seu espaço de trabalho. Separamos algumas dicas para te ajudar, acompanhe a seguir:

Para uma melhor organização dos materiais, rotule-os. As etiquetas são facilmente identificadas na rotina corrida. Coloque-as nas partes externas de armários, caixas e gavetas, além de adicionar na lateral ou superfície dos próprios materiais - caso eles não possuam.

As bandejas são itens essenciais para transportar objetos no dia a dia, e elas também funcionam para as amostras de materiais. Ter algumas em prateleiras e estantes facilita o transporte para apresentação aos clientes ou para aqueles momentos de criação. 

As estantes são ótimas opções para organizar sua biblioteca com as amostras agrupadas em fichários e caixas. Cada cliente deve ter uma pasta com organização das informações, propostas, especificações de produtos, orçamentos, contratos, entre outros arquivos do processo de prestação de serviço. Caso você tenha mais de um projeto desse cliente, convém aumentar o número de pastas. 

As amostras de revestimentos são mais pesadas e devem ser armazenadas em armários e gavetas. As peças de pedras, azulejos, MDFs, etc devem ficar bem organizadas e se possível com divisórias que facilitem o encontro rápido. Pense em separar um armário só para esses itens e que fiquem em um só lugar.

Sabemos que as amostras físicas são essenciais para manter seus projetos prontamentes táteis, entretanto, uma biblioteca de produtos digitais é essencial para você não perder tempo na sua rotina procurando itens que você deseja mostrar para seu cliente. 

A Vobi conta com um catálogo de produtos digital, para que você não precise perder mais tempo procurando produtos em diversos sites. Crie a sua biblioteca e uma lista automática em minutos! Você só precisa selecioná-los e consegue ver, de forma agilizada, as informações como preço, detalhes técnicos e salvar nas pastas do seu cliente. 

A ferramenta certa pode ajudar você a organizar seus materiais e ainda, gerenciar o seu negócio. 

Além da lista de compras online, você tem todas as ferramentas que você precisa, em um só lugar: gestão de projetos, gestão de fornecedores, gestão de orçamentos, gestão de pagamentos, site do escritório, portal do cliente e muito mais… 

A organização dos materiais que você precisa na rotina do seu trabalho pode ser desafiadora no começo, mas com o hábito, você terá muito sucesso na organização do seu escritório. 

A sua biblioteca física e digital dos materiais fará com que você encontre-os mais rápido e parta para a parte principal do seu trabalho - o desenvolvimento de projeto de design. Assim, você terá menos distrações e confusões diárias. 

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

www.houzz.com

www.designersoasis.com