gestão de orçamento
Gestão
Apr 7, 2021

Orçamento: quais benefícios e como aplicar uma gestão eficiente em seu escritório

Já parou para pensar em quanto você espera que o seu escritório fature esse ano? E nos próximos cinco? Quanto você espera ter de lucratividade e como será investido esse lucro no seu negócio?

O cotidiano de um empreendedor é cheio de questões como essas e que, muitas vezes, só podem ser respondidas com a ajuda de uma gestão de orçamento. 

Esta prática envolve variáveis que precisam ser delimitadas com atenção, afinal, estamos falando do dinheiro da sua empresa, independentemente de ser despesa ou investimento. 

Sabendo da complexidade e importância deste assunto, neste artigo abordaremos mais profundamente o sobre: orçamento. Ao final da leitura você terá aprendido sobre:

Aproveite a leitura!

Orçamento não é bola de cristal

Seja qual for o seu negócio, o fato é que basear-se no achismo ou na adivinhação não são boas diretrizes para se administrar uma empresa. Bons resultados simplesmente não aparecem num passe de mágica.

“Para que seja possível uma empresa se desenvolver e atingir seus objetivos, uma boa gestão orçamentária é essencial. Próximo ao fim do ano, as empresas começam a pensar nas estratégias para o ano seguinte, e este é o momento de determinar os ajustes e definir o rumo que o negócio seguirá no futuro.”

Essa estratégia compreende algumas etapas que devem ser seguidas para que haja um melhor planejamento. A fim de entender melhor o assunto, nos tópicos seguintes você aprenderá o que é gestão de orçamento e como essa técnica pode ajudar a resolver problemas financeiros da empresa.

O que é gestão de orçamento?

“A gestão de orçamento é um conjunto de ações e estratégias aplicadas a um negócio, visando a utilização correta dos recursos financeiros empresariais. O sistema é composto por diferentes elementos, com foco no alcance de resultados maiores e melhores.” 

Essa prática envolve o gerenciamento de todas as finanças de uma empresa. O principal objetivo é fazer com que os gastos não ultrapassem o limite, e consequentemente não haja prejuízo. Quando a gestão de orçamento não é feita, existe grande possibilidade do negócio entrar em colapso, levando ao saldo negativo e até à falência.

Dentro do âmbito da arquitetura e construção trabalhamos com dois tipos de orçamentos: orçamento de projetos e orçamento de obra.

Orçamento de projetos

Essa é a etapa que antecede a execução da obra, ou seja, é elaborada uma estimativa alinhada ao budget do cliente e sua expectativa de resultado. Essa etapa engloba 3 principais pilares:

1. Precificação de serviços

A precificação de serviços é algo pessoal e que varia de negócio para negócio, porém existem alguns cálculos que irão ajudá-lo a estimar o quanto será necessário receber em cada projeto a fim de manter uma renda satisfatória ao seu negócio.

  • Avalie suas despesas
  • Conheça a sua produtividade
  • Considere o mercado (analise sua concorrência)
  • Mensure a complexidade do projeto
  • Estabeleça um modelo de cobrança

[Para entender melhor cada etapa da precificação de serviços leia nosso artigo: “Como precificar os seus serviços”]

2. Elaboração de proposta

Fazer uma apresentação convincente e bem estruturada de orçamento ao seu cliente, com todas as informações necessárias e ainda uma linguagem incisiva de marketing, é a chave para a conversão de oportunidades.

[Confira o passo a passo da elaboração de uma proposta em: “Montando uma proposta vencedora”]

3. Contrato e opções de pagamento

Deve-se definir de antemão as formas de pagamento, políticas de descontos, parcelamentos, garantias contra inadimplência e boas práticas na formulação de contratos. 

Ser objetivo e transparente com o seu cliente em potencial é um grande diferencial competitivo. Por isso, é importante que você apresente todas as informações relevantes relacionadas à execução do serviço. Dentre elas, vale destacar:

  • O prazo para execução do serviço contratado
  • Detalhes da entrega — o que será entregue durante e ao final do contrato
  • O cronograma de trabalho — prazos para cada etapa do projeto
  • As respectivas responsabilidades — regras que devem ser observadas pelas duas partes
  • Opções de pagamento
  • Validade da proposta

Orçamento de obra

Após a aprovação do orçamento de projeto, ao partir para a execução do mesmo, deve-se elaborar um orçamento de obra, o qual engloba com mais detalhes cada produto e serviço a ser comprado ou contratado.

“De maneira bem clara, orçamento de obras é a previsão de serviços, materiais e equipe necessários para a execução de um projeto. Essa tarefa consiste em planejar, prever custos e estabelecer valores dos serviços que serão realizados.”

Trata-se de um documento com informações físicas e financeiras. Com ele você irá determinar e estimar custos envolvidos com a execução do projeto, para então poder dar início à obra.

Neste quesito, destacam-se duas categorias de orçamento: o orçamento de produção e o orçamento de venda.

Orçamento de Produção 

Contempla todos os gastos necessários exclusivamente à execução da obra ou serviço, ou seja, todo e qualquer gasto necessário para produção.

Esse tipo de orçamento é composto por custos diretos e custos indiretos.

  • Custos Diretos: são aqueles que estão diretamente ligados à execução do serviço, ao produto final. Para composição dos serviços existem materiais, mão-de-obra e equipamentos envolvidos. Por exemplo: para se construir uma parede é necessário tijolos ou blocos e argamassa de assentamento (materiais); pedreiros e serventes (mão-de-obra); aluguel de betoneira (equipamentos).
  • Custos Indiretos: são aqueles que não estão diretamente relacionados à execução do serviço, e que não é possível a sua visualização no canteiro de obras. Por exemplo: despesas administrativas, taxas, seguros, impostos, etc.

Orçamento de Venda

Trata-se de quando a obra se transforma em um produto a ser comercializado, fazendo-se necessário uma estrutura empresarial e, com isso, uma série de outros gastos relacionados à atividade da empresa e não ao produto.

“Esse tipo de orçamento deve contemplar, além do Orçamento de Produção, os custos de operação da empresa, como escritório, pessoal administrativo, marketing e publicidade e outros gastos que são necessários para que a empresa funcione, como também os impostos.”

Gestão orçamentária e sua importância

O orçamento é uma etapa extremamente importante para o planejamento de um projeto. Ele é o elemento fundamental para a tomada de decisões. Faz parte do conceito de gestão orçamentária planejar e monitorar os resultados financeiros do seu negócio. Sua importância se reflete na manutenção da empresa no caminho para atingir seus objetivos. 

Elaborar um bom orçamento de projetos e/ou de obras é uma das tarefas mais importantes dentro do processo de trabalho de um arquiteto ou designer de interiores. A previsão correta dos custos e do andamento do processo é a chave para uma execução que atenda às expectativas do cliente.

Benefícios da gestão de orçamento em seu escritório de arquitetura e interiores

A gestão de orçamento é capaz de trazer muitos ganhos para as empresas que a aplicam corretamente. Confira os principais benefícios da gestão de orçamento em seu escritório de arquitetura e interiores.

✔️  Maior controle do projeto

O orçamento é a base para se ter o controle sobre tudo o que acontece na obra. Com ele será mais fácil seguir o que foi acordado no contrato, garantindo maior segurança para ambas as partes. Pois, é a partir dele que se tem a noção dos materiais, horas de trabalho, horas/máquina e outros custos que poderão implicar na obra.

✔️ Mais assertividade no planejamento da obra 

O custo final de um projeto passa a ser uma incógnita quando você não tem um bom levantamento e não dá a devida importância ao orçamento de obras. Com os gastos controlados fica muito mais fácil delegar tarefas e organizar as compras de acordo com o tempo, evitando desagradáveis surpresas.

✔️ Redução de gastos

Dispor do planejamento orçamentário pronto antes da obra começar, irá auxiliá-lo a ter mais tempo para comparar valores de um mesmo produto. Com essa pesquisa, é possível buscar meios de reduzir os custos, optando por materiais mais baratos ou uma distribuição de recursos diferente.

✔️ Criação de uma base de materiais e insumos

Ao criar vários orçamentos, como o passar do tempo é possível perceber padrões. Dessa forma, criar uma base irá permitir que você faça uso do histórico de outros projetos para evolução de obras futuras. O importante nesse sentido é definir quando usar essas informações que vêm com a experiência e quando fazer composições novas.

✔️ Negociação de preços na compra de insumos

Permite também um poder maior de negociação de preços já que, com todos os recursos tabelados, é mais fácil para conseguir descontos com fornecedores e lojas de materiais de construção, dado que podem ser compradas grandes quantidades.

✔️ Maior rentabilidade das vendas

A matemática é simples: quanto menos você gasta, mais lucro tem. Organizar os custos e evitar compras desnecessárias, equipes paradas, tudo isso influi no seu lucro direto no final. É por meio dele que você conseguirá identificar previamente o custo global do projeto, desta maneira poderá avaliar se ele será viável ou não e ter uma previsão da sua rentabilidade.

✔️ Ajuda na tomada de decisões

Com o orçamento em mãos é possível tomar decisões mais adequadas para o cumprimento de prazos e custos. Por exemplo, se é de conhecimento do arquiteto ou designer que o cliente possui um orçamento apertado, de nada adianta investir na procura por produtos de alto padrão. Isso evita um gasto desnecessário de tempo e retrabalho.

✔️ Mais credibilidade e confiança do mercado 

Uma empresa bem organizada e com processos bem definidos ganha valor em relação aos concorrentes. Claro que o preço é um fator crucial na decisão de compra do consumidor, mas ele está em busca de algo a mais. Além do custo, o cliente se preocupa com a aparência, confiança, segurança do seu produto/serviço. Ou seja, investir na experiência do cliente é um fator essencial para que a sua marca seja referência na mente do consumidor. 

✔️ Rentabilidade da Construção

É possível também aumentar a rentabilidade na venda do imóvel, uma vez que o orçamento permite saber qual será o custo real da obra. Desse modo, fica mais fácil identificar o investimento inicial na construção, contribuindo para a elaboração de um valor pelo qual essa poderá ser vendida para garantir lucro.

✔️ Identificação de falhas

O orçamento de uma empresa é a tradução do planejamento estratégico, só que em números, o que mostra a suscetibilidade dele a imprevistos e também falhas.Com isso, consegue-se saber qual a causa básica dos problemas e atuar na criação de planos de ação para corrigir e recuperar perdas.

✔️ Projeção para o futuro 

A gestão de orçamento é muito mais do que uma ferramenta de controle de despesas, ela faz um comparativo entre o que foi planejado e o que de fato foi gasto. 

“Segundo um estudo do Sebrae, algumas das principais razões que levaram as empresas à falência, em menos de 5 anos de existência, foram a não definição de estratégias para evitar desperdícios e a não determinação do lucro pretendido. Isso revela a necessidade da gestão de orçamento.” 

É importante ressaltar que, por mais que o orçamento não seja exato, ele deve apresentar um grau de precisão compatível. E essa previsão vai depender fundamentalmente das informações que forem obtidas durante sua elaboração.

[Confira mais no artigo: “A importância da gestão de orçamento”]

Por que o planejamento orçamentário é importante para o seu negócio?

Se você chegou até aqui e ainda não tem certeza se sua empresa teria benefícios com o uso de uma ferramenta de Orçamento, confira alguns sinais que indicam a necessidade de se aplicá-la ao seu negócio:

❌ Você gastar mais do que recebe, ocasionando problemas de liquidez

❌ Você não consegue cumprir os prazos de pagamento, correndo risco de endividamento

❌ Seu escritório tem perdido lucratividade ao longo do tempo

❌ Falta de previsão de gastos futuros

❌ Desperdícios de materiais, equipamentos e mão-de-obra

“De acordo com estudos recentes, perdas de materiais podem chegar a 8% do total utilizado em uma construção. Enquanto as financeiras, inclusive as relativas a retrabalhos, atingem surpreendentes 30%.”

Os riscos de não ter uma gestão orçamentária na empresa são extremamente altos. Por isso, escritórios de arquitetura e interiores eficientes priorizam a sua elaboração e análise.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de gestão orçamentária?

gestão de orçamento

Ao ter um projeto em mãos, o arquiteto precisa organizar muitas variáveis antes de iniciá-lo. Por este motivo, é importante contar com uma ferramenta tecnológica que auxilie nesses processos e na gestão de obras como um todo.

É claro que o orçamento pode ser feito em planilhas no Excel, porém isso já faz parte do passado. Quanto mais se puder evitar trabalhos manuais em tarefas repetitivas que podem facilmente ser automatizadas, mais tempo para se dedicar às decisões estratégicas o arquiteto terá.

Com a tecnologia, os dados são mais precisos, além de ser possível ter uma visão mais detalhada sobre o processo financeiro da empresa. Uma boa plataforma de gestão de orçamento torna-se uma ótima ferramenta pois facilita a organização das contas a pagar e receber, o fluxo de caixa. Tudo isso em um único lugar e com maior rapidez.

“A tecnologia é essencial para que o arquiteto consiga analisar o caminho que está sendo projetado de forma clara e imediata, permitindo que ele veja resultados em tempo real e tome decisões mais certeiras e com ainda mais agilidade.”

Investir em uma plataforma online contribui para que o seu escritório tenha uma gestão financeira mais eficiente. Por isso é importante adotar uma solução que automatize processos e facilite o dia a dia do seu trabalho.

Ferramenta de orçamento Vobi: crie seu orçamento online

A Vobi nasceu com objetivo de ajudar você, arquiteto ou designer, a economizar tempo com tarefas manuais e repetitivas. Queremos que você tenha mais tempo livre para fazer o que mais gosta ou utilize esse tempo para crescer ainda mais o seu escritório.

Nossa intenção é sempre facilitar a sua vida, por isso a nossa plataforma conta com diversas soluções para o seu negócio, incluindo a ferramenta de Orçamento.

Especifique produtos e gere orçamentos automáticos. Pare de perder tempo criando listas e orçamentos manualmente!

planilha de orçamento

Com a Vobi, é possível:

👉Criar orçamentos em poucos cliques 

Crie listas de produtos automáticas, selecione produtos, veja informações como preço, informações técnicas e salve na pasta do seu cliente. Isso mesmo, aqui na Vobi você consegue criar uma lista de produtos mais utilizados, por exemplo, e reaproveitá-los na hora de criar um orçamento. 

Dessa forma, você economiza muito tempo, visto que os produtos são adicionados com todas as informações já cadastradas em sua biblioteca, como foto, valor, marca, categoria e descrição.

Ferramenta de orçamento Vobi

Genial, não?! O produto já veio com todas as informações!

No caso de serviços, a dinâmica é similar, onde o sistema já te sugere os fornecedores que você já utilizou em outros orçamentos.

👉Compartilhar o orçamento com seu cliente e permitir a realização de comentários

Ferramenta de orçamento Vobi

👉Controlar aprovações

Em seu orçamento, tanto na área de produtos como na área de serviços, disponibilizamos 3 status para facilitar a sua gestão.

Ferramenta de orçamento Vobi

Veja como é simples!

  • Para aprovar: Este é o status padrão de quanto um item é adicionado. Permanecerá desta forma até que o item seja aprovado ou reprovado.
  • Não aprovado: O item foi descartado do orçamento.
  • Aprovado: O item foi aprovado no orçamento

Tanto o cliente (quando o projeto está compartilhado com ele) quanto o escritório podem alterar o status do produto.

👉Comparar e personalizar orçamentos

Simule quantas versões desejar, facilite o comparativo e encontre a melhor combinação.

Ferramenta de orçamento Vobi

👉Encontrar milhares de produtos em um só lugar

Utilize a nossa biblioteca ou cadastre os seus próprios produtos e fornecedores.

Ferramenta de orçamento Vobi

👉Acessar do seu celular ou computador

Agora que você está convencido dos benefícios que essa solução pode trazer, que tal implementar a ferramenta de Orçamento no seu negócio?

Os melhores escritórios já utilizam a Vobi, você vai ficar para trás? Acesse o nosso site agora e clique em “Tenho interesse”.

 

Até a próxima,

Equipe Vobi

 

Referências:

www.sebrae.com.br

www.nordalta.com

www.vivadecora.com.br

www.totvs.com

www.blog.egestor.com.br

ww.blog.runrun.it

www.treasy.com.br

www.etrip.com.br

www.blog.fortestecnologia.com.br

www.mobussconstrucao.com.br

www.ibecensino.org.br

www.blog.vejaobra.com.br

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