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Etapas do serviço de gestão de obras

Por Equipe Vobi
gestão de obras

O cliente que chega até você vai em busca de realizar um sonho ou desejo através de um novo projeto. Pode ser uma construção toda nova, uma reforma para ampliar a casa ou ainda uma adaptação do imóvel às necessidades atuais. O fato é que o cliente que recorre ao profissional, arquiteto ou designer de interiores, deseja alguém com experiência para cuidar de todo o processo, do projeto à execução, sem que ele precise correr atrás de coisas que ele nem sabe por onde começar. 

E é aí que entra a gestão de obras. Esse é o elemento mágico do processo de um projeto, pois transfere as responsabilidades pela correta execução do escopo a um profissional, liberando o cliente do estresse de uma obra. Esse serviço deve ser personalizado para cada tipo de proposta e iniciado antes do período de execução da mesma, por meio de tarefas que darão suporte a ela. 

A gestão de obras também possui etapas claras de funções e a necessidade de documentos que a antecedem para sua efetividade, são elas nessa ordem: elaboração de um projeto executivo e, com ele, a realização de um orçamento de obra que irá dar suporte para o cronograma de obra e, enfim, o início da execução da proposta sob o processo de gerenciar, concomitantemente, todas essas etapas e documentos.

Resumindo, trata-se de um serviço amplo e complexo no qual você será o responsável por coordenar todos os estágios que envolvem a execução do projeto. O objetivo é promover o controle de qualidade, de prazos e de custos do andamento, além de minimizar  o envolvimento do cliente com questões burocráticas. Será ainda sua função utilizar todos os documentos gerados antes da execução a fim de antever e se precaver de eventuais contratempos e imprevistos, ao passo que também será o responsável por buscar soluções quando necessário.

Deu para sentir o peso da responsabilidade que essa atividade exige, não é mesmo? E o diferencial para se tornar um profissional capacitado em oferecer uma gestão de obras com qualidade é o conhecimento de causa. Para que você possa cada vez mais aprimorar o seu trabalho, preparamos na sequência, um conteúdo com as diferentes tarefas e variáveis que fazem parte do gerenciamento.

A relação do seu escritório com o orçamento

gestão de obras

O termo orçamento, no universo da arquitetura, pode corresponder a diferentes objetivos e fins. Obviamente que todas aquelas tarefas e documentos que culminam na gestão de obras podem ter orçamentos próprios, ou então um orçamento que abrange todas elas. Ficou confuso? Calma, pois vamos começar pelo começo, que é entender a logística dos custos e lucros almejados pelo seu escritório. 

Antes de propor qualquer serviço ao cliente, você precisa saber que gerir o seu orçamento interno exige analisar as estratégias do seu negócio para o equilíbrio financeiro. De modo simplificado, o que se espera é ter um controle orçamentário para que os gastos não ultrapassem o limite, levando ao prejuízo. Além disso, alinhar os objetivos e resultados financeiros que o seu escritório busca, implica em como você irá agregar esse valor ao serviço de gestão de obras.

Agora que você tem consciência disso, para fazer a gestão de orçamento, comece pela precificação dos seus serviços de arquitetura. Não existe um valor ou fórmula que se adeque a todas as realidades de negócio. Todavia, existem pontos indispensáveis a serem contemplados para que o valor recebido por cada projeto ou serviço tenha condições de manter os teus rendimentos e projeções de maneira satisfatória.

Para isso, o primeiro ponto é contabilizar as despesas do seu escritório. O segundo é relacioná-las com sua produtividade e da sua equipe. Com esses dados, pode-se partir para uma proposta de orçamento do serviço, porém, lembre-se que o preço varia de caso a caso, afinal, os projetos e serviços possuem graus de complexidade diferentes. Ademais, escolha um modelo de cobrança que lhe traga segurança e garantias para manter a gestão de orçamento do seu escritório em dia.

E o que isso tem a ver? A importância em se ter o domínio desses valores está no fato de que ele é inserido nos custos do cliente como referente a sua parcela de trabalho na gestão de obras. Por isso, o próximo passo no gerenciamento de um projeto é a elaboração do  orçamento de obra

Orçamento de obra

gestão de obras

O orçamento de obra é um documento com muitas funções, uma delas é auxiliar o cliente a visualizar o investimento necessário para a execução de um projeto, seja ele uma construção ou reforma. Esse documento é um dos pilares que sustentam uma gestão de obras de sucesso.

Montar um orçamento não é tarefa simples, porém necessária, uma vez que ele dita a obra do início ao fim. De um modo geral, a função dele é permitir que os custos sejam planejados, prevenindo as oscilações de preço e falta de produtos. Além disso, ele transparece, de forma realista e com qualidade de exatidão, o investimento para a execução de uma proposta. 

Ainda assim, existem fatores e imprevistos que podem fugir do controle de um profissional e eles também precisam ser antecipados no orçamento como, por exemplo, períodos chuvosos que ocasionam atraso em algumas tarefas, tal qual concretar uma laje, descarregar estofados, entre outros.

Outro ponto importante em relação ao orçamento de obra é trazer as expectativas do cliente para a realidade, desde a visualização dos custos totais, até a noção de imprevistos e eventuais reajustes. O cliente precisa ser alertado de que a previsão de qualquer item ou serviço possui validade e, passado o tempo, está sujeita a alteração. Ela também facilita a execução na íntegra do projeto respeitando prazos. 

Somente de posse desse documento é que será possível montar um cronograma de obra efetivo. Ao oferecer esse serviço você pode optar por trabalhar com três tipos: a estimativa de custos, o orçamento de obra preliminar e o orçamento de obra completo.

A estimativa de custos, não precisa do projeto em si, mas só pode ser feita se você já possui outros orçamentos de obras concretizados para utilizar como base, extraindo uma média de preço do metro quadrado para aquele tipo e padrão de projeto. É possível também fazer o uso de tabelas do Custo Unitário básico-CUB do seu estado da federação, como referência de custo médio para construção civil, no entanto, no caso da arquitetura de interiores, ele não contempla uma série de itens e serviços.

No orçamento de obra preliminar são contemplados alguns dos custos relativos à quantitativos de produtos e do trabalho de equipes e profissionais. Para essa etapa é indispensável o projeto executivo. Nesse modelo, já se inicia a gestão de orçamento, pois é o momento de decidir sobre compras e fechamento de contratos ou a busca por outros itens e profissionais. Com ele, também já é possível organizar o cronograma compatibilizando os prazos de alguns profissionais e fornecedores com a expectativa da conclusão de obra do cliente. 

E, por fim, o orçamento de obra completo. Aqui entram as composições de custo para os serviços necessários, ou seja, tudo que envolve despesa para essa obra, deve entrar no documento. Mas quais são esses custos?

  • Custos unitários;
  • Custos diretos;
  • Custos indiretos;
  • Cálculo e BDI;
  • Preço de venda.

Se você deseja se aprofundar sobre cada tipo de custos citados acima e como calculá-los, não deixe de ler o nosso artigo completo sobre orçamento de obra, clicando aqui.

Gestão de orçamento

Dentro da gestão de obras, um ponto muito relevante é saber transmitir as informações. Nesse caso, o maior interessado é o cliente, por isso, o formato em que você irá apresentar o orçamento precisa ser pensado a fim de passar a segurança de que você, enquanto profissional, tem domínio dessa etapa e, é claro, permitir que o cliente visualize a estimativa com clareza. Esse é ainda o momento de explicar que também será feita a gestão de orçamento, com atualizações e ajustes sempre que necessário.

A gestão de orçamento tem a finalidade de controlar os gastos, organizar a compra de itens que vão da construção à decoração em cada etapa, delegar as tarefas e organizar os prazos de trabalho das equipes de acordo com os prazos dos fornecedores de insumos. Além disso, ela evita uma série de imprevistos como a escassez de material em uma obra e sua possível paralisação, atrasos de entrega por falta de organização e assim por diante. 

Em adição às questões corriqueiras, ela serve ainda para lidar com os diversos variáveis e imprevistos que podem surgir ao longo da execução do projeto, possibilitando promover ajustes para dar sequência ao planejado. Por meio da sua prática, é possível notar padrões, ou seja, insumos, atividades e imprevistos que se repetem, auxiliando a criar uma base de dados e, principalmente, um histórico dos custos de obra com o objetivo de prever melhor o seu trabalho e o valor dele em projetos futuros.

Claro que o orçamento também trata da questão que brilha aos olhos do cliente, que é o fato de quanto menos você gasta para realizá-lo, com qualidade em função do planejamento, mais lucro você obtém. Por isso, a importância de gerir facilita a tomada de decisões para o cumprimento de prazos, permite verificar as alterações de custo e estabelecer as prioridades de investimento.

Aqui, novamente, chamamos atenção para como esse serviço é comunicado. Quanto mais organizados e bem definidos os processos, melhor você e sua equipe serão vistos pelo cliente. É preciso trabalhar uma experiência segura, pautada na confiança e respeito aos interesses do cliente. 

Concomitante a todos esses processos que envolvem orçamentação encontra-se o cronograma de obra.

#Dica: Para saber mais sobre a importância da gestão de orçamento, leia o nosso artigo na íntegra. Para isso, basta clicar aqui.

Cronograma de obra

gestão de obras

O cronograma de obra só é possível quando já existe um tipo de estimativa sendo feita. Na hora de aplicar ambos ao processo de gestão de obras, um se torna peça fundamental para o desempenho do outro. Seu objetivo é, em primeiro lugar, buscar atender ao prazo de entrega estipulado pelo cliente e, em segundo lugar, dar fluidez ao andamento do escopo, organizando o quê e quem será necessário em cada semana de execução. 

Outro ponto bastante importante é que, através da visualização do cronograma, se pode organizar as atividades de modo a não sobrepor o trabalho das diferentes equipes em um mesmo período, evitando que uma ocasione retrabalho ou prejuízo à outra. 

O documento elaborado deve demonstrar a organização das etapas de execução em sequência lógica e exequível. Isso é importante de ressaltar, pois, é comum criar cronogramas apenas com a ideia de prazo do cliente, sem ter analisado os demais fatores envolvidos e, assim, acabar por estipular um prazo impraticável.

Além de controlar os prazos, com um cronograma de obra bem elaborado, você consegue manter a qualidade da construção, na medida em que, tendo controle dos insumos, evita desperdício e, ao conseguir ordenar as atividades, evita conflitos no espaço de obra e os erros ao adiantar etapas em momentos inadequados, causando prejuízo ao que foi produzido. É claro que ele também concede a visão da data de início e entrega do projeto finalizado. 

A depender do porte da obra, esse cronograma irá gerenciar de forma mensal ou semanal as atividades e isso é importante, sobretudo porque permite calcular a sua disponibilidade de tempo e da sua equipe para fechar ou dar andamento a outros projetos. Além disso, permite estabelecer, de forma correta, o recebimento dos seus honorários, o pagamento de pessoal e fornecedores.

Quer aprender a montar o seu cronograma de obra? Então fique por dentro do nosso artigo, clicando aqui.

Principais pontos da Gestão de obras

No decorrer dessa leitura, com certeza você percebeu que são muitos os benefícios da gestão de obras. Ela compatibiliza todas as demais tarefas e documentos a fim de manter o ritmo de produtividade, a qualidade e a correta execução do projeto. Para você ter uma base inicial para estruturar o seu serviço, nós listamos o que não pode faltar para que você o desempenhe com qualidade. 

✔️ Orçamento completo;

✔️ Prazos com fornecedores e profissionais terceiros;

✔️ Cronograma prévio de obra;

✔️ Contratação de profissionais;

✔️ Cronograma das atividades;

✔️ Gestão dos insumos;

✔️ Supervisionar as tarefas;

✔️ Caso específico de construções: preparar o canteiro de obras;

✔️ Segurança no trabalho;

✔️ Comunicação.

Além disso, se busca aprofundamento nesse conteúdo e dicas práticas de como aplicar a gestão de obras, confira um artigo que elaboramos especialmente para você sobre esse assunto. Clique aqui para ler.

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