Gestão de documentos
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May 19, 2021

Gestão de documentos: conheça a ferramenta para aumentar a produtividade e organização do seu escritório

Você provavelmente já deve ter vivido uma situação parecida com esta: gastar horas procurando um documento importante para se dar conta, no final, que perdeu um tempo valioso de trabalho com esta busca. 

Problemas como este são comuns em qualquer tipo de empresa, ainda mais no setor de arquitetura e interiores, onde lida-se com uma quantidade enorme de documentos e arquivos para cada projeto. Mas, você sabia que é possível evitá-los com a gestão de documentos?

“Um dos maiores desafios do pequeno empreendedor ainda é administrar e ser um bom gerente para seu próprio negócio. Grande parte desses empresários desconhece algumas técnicas que facilitam o dia a dia empresarial, como a gestão de documentos.”

Os benefícios que esta prática pode trazer são grandes motivos para a implementação dessa ferramenta em qualquer negócio, de pequeno a grande porte.

Se você procura soluções inovadoras que facilitem a sua vida profissional e o funcionamento do seu escritório, continue lendo este artigo e entenda a importância da gestão de documentos para o sucesso de seu empreendimento. Ao final do texto você terá aprendido sobre:

Aproveite a leitura!

O que é gestão de documentos?

Muito se fala sobre a necessidade da gestão de documentos, mas pouco se explica sobre o tema. Inicialmente, é importante conhecer e entender melhor essa técnica. 

A gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados que visam tornar o manuseio dos documentos, a avaliação e o armazenamento de informações de uma empresa mais ágil, racional e eficiente. Com isso, permite a organização de maneira inteligente de todo documento importante relacionado ao negócio, sendo mais fácil de buscá-lo e encontrá-lo.

De modo simplificado, é uma forma de se armazenar adequadamente as informações relevantes para o bom funcionamento da empresa. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura. 

gestão de documentos

Isso envolve sua elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento em sua fase corrente e intermediária. 

“Entende-se por fase corrente quando um documento está em atividade, usado com frequência, como por exemplo, um fluxo ou procedimento, e intermediária é usado com pouca frequência, porém ele precisa ser administrado assim como os outros, por exemplo, o contrato social da organização.”

O objetivo da gestão de documentos

O principal objetivo ao se implementar uma gestão de documentos no seu negócio é facilitar a busca de informação e consequentemente otimizar o tempo de trabalho.

“Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.”

Outro ponto importante é que utilizando uma plataforma de gestão de documentos é possível viabilizar a recuperação da informação e preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para organização.

Benefícios da gestão de documentos em seu escritório de arquitetura e interiores

São diversos os benefícios decorrentes da gestão de documentos e arquivos, dentre eles estão:

1. Redução de custos e tempo

Trabalhar com muitos documentos gera, naturalmente, despesas à empresa, seja para o envio seja para a preservação e armazenamento deles. Os custos, no entanto, podem ser maiores ainda quando não se faz o gerenciamento de documentos.

Entre eles estão os gastos decorrentes do tempo perdido na busca por um documento, os prejuízos decorrentes de possível perda, a necessidade de reimprimir informações e outros fatores responsáveis por elevar o orçamento. Além disso, instituições com gestão eficiente têm, sem dúvidas, mais produtividade. Afinal, funcionários que não perdem tempo em processos burocráticos podem dedicar mais horas às suas funções.

2. Qualidade dos processos

Quando os documentos estão devidamente ordenados e, principalmente, nas condições corretas para a identificação, a empresa só tende a ganhar em agilidade e qualidade. Companhias que demandam papéis importantes em suas operações conhecem bem as consequências de ter processos empresariais paralisados ou perder prazos devido à ausência de um documento ou mesmo à baixa qualidade de uma cópia.

Os prejuízos são inúmeros e podem ocasionar, por exemplo, a perda de grandes contratos, o prejuízo à imagem e credibilidade da empresa e a queda no desempenho da organização no mercado.

3. Registro de histórico 

Planejar estrategicamente, analisar resultados e avaliar o desempenho são etapas fundamentais para uma administração eficiente dos recursos e, principalmente, para o progresso do negócio.

Para desenvolver essas atividades, no entanto, é indispensável ter acesso a números, dados e outras informações correspondentes aos anos anteriores que estejam devidamente armazenadas e de fácil acesso. A gestão documental em dia, vale lembrar, ainda garante a segurança jurídica da instituição a longo prazo.

Por que a gestão de documentos é importante para o seu negócio?

Administrar o próprio negócio pode não ser uma tarefa tão simples e, por isso, o empreendedor deve fazer uso de tecnologias que lhe auxiliem no dia a dia, economizando tempo e dinheiro em algumas tarefas, para que assim possa se dedicar melhor a outros setores que exigem mais a sua atenção.

Assim sendo, implementar a gestão de documentos fará com que a sua empresa tenha:

✔️Aumento da produtividade e mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias

✔️Diminuição dos espaços destinados a armazenamento de documentos

✔️Redução de custos e melhor gestão financeira do negócio

✔️Maior controle, rastreabilidade e confidencialidade dos documentos

✔️Simplificação da identificação e do descarte de documentos obsoletos e desnecessários

Por estes motivos, pode-se concluir que esta ferramenta é muito importante para que o seu escritório possa crescer de maneira segura e planejada. Isso favorece a competitividade, a comunicação interna com os colaboradores e o atendimento mais rápido ao cliente.

Do contrário, a negligência em relação a gestão de arquivos pode trazer graves consequências ao negócio, como:

❌Aumento do risco de perda de informações importantes

❌Redução do sigilo empresarial por informações expostas

❌Diminuição da produtividade e maior gasto de tempo em uma tarefa

Gestão de documentos e arquivos digital: a melhor opção para sua empresa

Se você chegou até aqui, você já percebeu como a gestão de documentos pode te ajudar a administrar melhor o seu negócio. Porém, você deve estar se perguntando: há necessidade da contratação de um software ou qualquer outro tipo de automatização?

A gestão de documentos é essencial para qualquer empresa que deseja se tornar mais organizada e eficiente, sendo a gestão digital a maneira mais eficaz de realizar o procedimento.

Fazer uso das tecnologias à sua disposição é uma maneira inteligente de modernizar a sua empresa e usufruir de todos os benefícios que isso possa trazer. A digitalização é uma parte importante para simplificar o gerenciamento de documentos. Isso faz sentido porque as versões digitais não ocupam espaço como as físicas, além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar dados.

gestão de documentos digital

Por isso, vale a pena contratar uma plataforma ligada à gestão documental. Com o uso de uma plataforma na nuvem, por exemplo, é possível acessar as informações de qualquer lugar, sem abrir mão da segurança. O uso de uma boa ferramenta somado ao suporte qualificado será indispensável para alcançar bons resultados.

“Como o volume das informações tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software que dispõe dessa ferramenta vai ajudar a classificar e armazenar adequadamente todos os documentos de seu negócio. Assim, além de economizar espaço (já que as informações ficarão guardadas na nuvem) você poderá acessar esses documentos rapidamente, evitando perda de tempo ao procurar por papéis em pastas físicas.”

Outro ponto positivo é que você não corre o risco de perder algum documento importante, já que a gestão digital de documentos é mais segura do que a realizada manualmente.

De forma resumida, é possível elencar 5 principais vantagens de investir em uma gestão digital:

1. Otimização do processo produtivo

É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez. Quando a empresa possui uma plataforma para a gestão de documentos digital, é viável melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos tempo em pesquisas.

2. Organização dos documentos

Contas, pagamentos de impostos, contratos, boletos, cotações de produtos são documentos presentes na rotina de um escritório de arquitetura e interiores. Quando esta documentação não está organizada em um padrão aceitável, acaba se tornando um empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar este caos, o uso das ferramentas apropriadas para organizar papéis ou dados digitais é crucial na gestão de documentos.

3. Facilidade de acesso

Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo se o profissional estiver distante do arquivo físico.

Imagine que você está em uma visita à obra e precisa consultar alguns papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso a todos os arquivos, seja onde quer que você esteja.

4. Facilidade de expansão

Quanto mais seu negócio cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine quantos arquivos cada projeto gera?

O uso de uma solução digital permite que o negócio tenha muito mais capacidade de armazenamento e processamento. No entanto, os gastos não aumentam na mesma medida, o que é essencial para escalar as operações de gerenciamento.

5. Distinção perante a concorrência 

A revolução digital trouxe uma série de mudanças para o mercado atual, tornando necessário dançar conforme a música, caso você deseje se manter relevante em seu setor e se destacar frente aos seus concorrentes.

“Digitalizar documentos é uma oportunidade para que os negócios se tornem mais tecnológicos. A partir do momento em que tudo está digitalizado e acessível em uma plataforma, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios na otimização produtiva no dia a dia de trabalho.”

Gestão de arquivos Vobi

A Vobi nasceu com objetivo de ajudar você, arquiteto ou designer, a economizar tempo com tarefas manuais e repetitivas. Queremos que você tenha mais tempo livre para fazer o que mais gosta ou utilize esse tempo para crescer ainda mais o seu escritório.

Nossa intenção é sempre facilitar a sua vida, por isso a nossa plataforma conta com diversas soluções para o seu negócio, incluindo a ferramenta de Gestão de arquivos para você centralizar o armazenamento de todos os documentos referentes ao seu projeto em um só lugar.

gestão de arquivos Vobi

Veja como é simples salvar todos os seus arquivos na plataforma Vobi:

👉Centralize todas as informações em um só lugar

👉Armazene arquivos ou links como referências, plantas ou documentos

Você terá a opção de adicionar:

Arquivos: Documentos de extensão .dwg, .pdf., .doc, imagens ou vídeos.

Links: Qualquer link da internet que você acredite que vá complementar seu projeto. Pode ser a página de uma referência ou o link de uma loja que gostaria de mostrar para seu cliente, por exemplo.

gestão de arquivos Vobi
gestão de arquivos Vobi

Não se preocupe, o cliente não terá acesso à todas as informações do seu projeto. Ele apenas poderá interagir e visualizar os arquivos que você compartilhar.

gestão de arquivos Vobi

Veja quem pode ter acesso a cada uma das pastas:

Todos: Contém todos os arquivos, sejam eles compartilhados ou não.

Meus: Arquivos que apenas você tem acesso.

Compartilhados: Arquivos compartilhados com seu cliente, ambos tem acesso.

Cliente: Arquivos que seu cliente fez o upload, ambos tem acesso.

👉Veja detalhes do projeto como pretensão de investimento, data de início etc

👉Faça anotações

Registrar informações sobre os projetos em um único lugar, pode ser uma estratégia valiosa se você quiser otimizar seu tempo, por isso, disponibilizamos, dentro de cada projeto, um bloco de notas para que você possa fazer suas considerações.

gestão de arquivos Vobi

 

👉Acesse do seu celular ou computador

Agora que você está convencido dos benefícios que essa solução pode trazer, que tal implementar a ferramenta de Gestão de arquivos no seu negócio?

Os melhores escritórios já utilizam a Vobi, você vai ficar para trás? Acesse o nosso site agora e clique em “Tenho interesse”.

 

Até a próxima,

Equipe Vobi

 

Referências:

www.blogdaqualidade.com.br

www.quickbooks.intuit.com/br

www.eboxdigital.com.br

www.arquivar.com.br

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