Gestão de tarefas: saiba como implementar no seu negócio

Gerenciar processos é essencial para o sucesso de uma empresa, na área de arquitetura e construção, um exemplo de processo que contribui para a administração eficaz do negócio é a implementação de gestão de tarefas, que busca aumentar a produtividade, otimizar os resultados e reduzir os custos. 

Sabemos que no dia a dia de um negócio, diversas demandas surgem ao mesmo tempo. Reuniões com cliente, tratar com fornecedores, elaborar projetos, efetuar pagamentos e uma série de outras responsabilidades precisam ser organizadas. Por isso, é fundamental que se tenha planejamento e objetivos bem definidos. 

É de suma importância organizar as responsabilidades e a rotina de vários projetos, priorizando a definição do fluxo de trabalho e prazo determinado para execução delas. Afinal, quando se desenvolve uma tarefa, é contabilizado o custo operacional para sua execução e se ela for feita em menos tempo, esse custo reduz. 

Esse fator pode ser decisivo na hora de um cliente escolher você ou o concorrente. Logo, com processos implementados é possível gerar crescimento, reconhecimento profissional e evitar contratempos. 

Se você ainda não sabe como aplicar a gestão de tarefas dentro de uma organização, neste artigo abordaremos um pouco mais sobre essa prática e aproveitamos também para apresentar uma ferramenta que te auxiliará: a Vobi. Ao final da leitura você terá aprendido sobre os seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

O que é gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é a coordenação de atividades que irão ser desenvolvidas buscando atingir um objetivo. Essa prática é fundamental na gestão de projetos, afinal cada um tem seu prazo e objetivo definido. E para que o desenvolvimento da produção seja feito de forma otimizada e evite atrasos, é preciso planejamento e comunicação clara com todos os envolvidos. 

Existem várias etapas a serem cumpridas para ter uma excelente gestão de tarefas. Nos tópicos seguintes você aprenderá um pouco mais sobre cada uma delas e como seu negócio pode obter sucesso ao executá-las. 

Como fazer gestão de tarefas?

Anteriormente vimos um pouco sobre o conceito, agora, vamos entender melhor como aplicar no seu negócio. 

Como um projeto arquitetônico envolve várias etapas, e cada uma delas requer várias atividades e pessoas envolvidas, todos precisam ter o mesmo entendimento sobre os processos e expectativas. Dentro de um negócio de arquitetura e construção, para conseguir executar as diversas tarefas do dia a dia como, por exemplo, briefing, reuniões, detalhamentos e aprovações, é necessário estabelecer padrões e gradativamente esses irão se aperfeiçoar. 

Se você ainda não tem noção sobre gestão de tarefas, comece fazendo listas com informações da empresa, anote os cargos, atividades, problemas e prazos. Em seguida, faça um fluxograma para facilitar seu entendimento, isso evitará deixar passar despercebido alguma necessidade a ser cumprida. 

Após ter compilado tudo, separe por categorias, definindo se é de sua responsabilidade, se tem urgência a ser feita e quanto tempo custa para ser executada. Desta forma, você pode concretizá-las ou começar a delegar para outros colaboradores. 

Conseguir delegar é um aspecto fundamental da gestão de tarefas. Nos próximos tópicos, vamos abordar esse assunto detalhadamente para você entender melhor. 

Gestão de tarefas eficiente: saiba como delegar 

A delegação de tarefas otimiza a produção e evita que uma pessoa fique sobrecarregada ou até mesmo ociosa, como ocorre em muitas situações onde o colaborador não sabe o que fazer.

Como abordado anteriormente, conseguir pedir para que outro colaborador da equipe exerça uma determinada atividade é essencial para a gestão de tarefas, entretanto, muitas pessoas possuem dificuldade em confiar em seus colaboradores. 

Isso acontece porque elas acreditam que podem fazer sozinhas ou que o outro não tenha habilidades necessárias para dar conta de executar tarefas. É importante para um bom gestor, confiar na capacidade da equipe e dar autonomia a essas pessoas. 

Sabemos que muitas vezes não é fácil desapegar de tentar dar conta de todas as atividades sem pedir ajuda, mas hoje te convidamos a aprender a delegar. 

A boa notícia é que a prática de delegação de tarefas é um processo que vai sendo desenvolvido com o tempo, e logo se torna um hábito. 

A seguir, apresentaremos algumas dicas para delegar tarefas e, assim, implementar uma gestão de tarefas eficiente, sendo essas:

1. Análise de tarefas e equipe 

Agora que sabemos que o primeiro passo é confiar na equipe, separe todas as tarefas a serem desenvolvidas pelo time. Comece a associá-las com as habilidades, fraquezas e carga de trabalho de cada colaborador. Avalie também, como é o relacionamento, a forma que lidam com prazos e com lideranças.

#Lembre-se: diante das novas demandas, repita a análise, pois seus colaboradores já desenvolveram novas experiências e habilidades.

Nessa etapa, é preciso muita atenção para que nada fique de fora, você deve pensar a longo prazo, visto que fazemos a gestão de tarefas para que posteriormente não aconteça erros e, muito menos, retrabalhos. 

Pense nas tarefas, analisando quanto tempo é preciso para executá-las, como pode encaixá-las durante a semana e, além disso, reflita quem irá fazê-las e para quem entregá-las. 

Outra questão importante a ser ponderada, é o grau de importância da atividade. Baixo, médio ou alto? Geralmente se possui um grau baixo, essa tarefa pode ser delegada para uma outra pessoa. Em caso de situações que exijam a sua experiência e renome como profissional da construção, como realizar apresentação de orçamento ou primeira reunião com o cliente, opte por desempenhá-las por requerer sua decisão pessoal. 

No fim dessa etapa, você irá perceber que algumas tarefas podem ser eliminadas. Também se dará conta que, essa gestão de tarefas precisará de automatização para facilitar o seu dia a dia. Sendo necessário utilizar sistemas informatizados que tornem a comunicação mais rápida, reduzam a utilização de papéis impressos e contribuam para entregas de produtos e serviços de forma mais ágil.

Você pode escolher tornar seu dia a dia mais simples, já que cada projeto a ser feito possui muitos detalhes, e esses precisam ser controlados.

Por exemplo, ao acompanhar a execução de um projeto, é preciso fazer a realização de compras e contratações com antecedência, evitando possíveis atrasos de fornecedores ou prestadores de serviço. Assim, elimina-se o risco de novos custos que não estavam previstos antes.

Essa gestão de compras requer muita organização e, atualmente, esse processo também pode ser feito de forma descomplicada e ágil, assim como a gestão de tarefas. 

E aí, você já tinha pensado em dizer adeus ao uso de planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e demais informações todas descentralizadas?

A ferramenta Vobi permite a automatização de todas essas gestões citadas anteriormente, e ainda disponibiliza outras ferramentas, como a gestão de projetos, e melhor, tudo de forma online.

Na plataforma Vobi, é possível elevar a eficiência por meio da automação de processos utilizando checklists personalizados. Ao criar checklists de forma simples, você conquistará a produtividade máxima ao ter total clareza sobre as etapas necessárias em cada tarefa.

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2. Conversa com os colaboradores  

Uma comunicação de forma clara e objetiva dentro de uma empresa, é capaz de contribuir para o seu crescimento. 

Ao começar a implementar a gestão de tarefas em uma organização, também devemos focar em uma boa construção de relacionamento, onde os colaboradores possuem senso de responsabilidade coletiva e, consequentemente, se auxiliam em prol da empresa. 

Então, antes de distribuir uma tarefa para um grupo, dê voz a essas pessoas. Assim, é possível entender suas motivações e quais projetos desejam colaborarem. Em seguida, conte sobre o seu planejamento e as possíveis delegações. Isso possibilita uma maior compreensão sobre ambas as expectativas.

Esteja aberto a dar oportunidades para as pessoas crescerem. Incentivar o desenvolvimento de novas habilidades permite a formação de uma equipe com pessoas de diferentes competências que unidas se complementam para produzirem bons projetos.

3. Distribuição das atividades

Após conversar com os colaboradores, organize as atividades definindo seus prazos, recursos e propósitos a serem alcançados. Em seguida, entregue-as a cada colaborador responsável e oriente-os. Ao praticar a gestão de tarefas, foque em ser transparente, pergunte sobre a disponibilidade e dúvida para desempenhar a atividade, assim, os colaboradores também irão expor se estão de acordo com as tarefas definidas. 

Quando entregar a tarefa, disponha todos os materiais relevantes para elaboração da mesma. Imagine o cenário: você pediu para alguém desenvolver um arquivo de modelagem de uma edificação. Ele deverá ter em mãos anotações dos levantamentos realizados anteriormente, não é mesmo? 

No momento em que você disponibiliza essas informações, já quando delega a atividade, concede autonomia e evita com que a todo momento o colaborador dependa de você para completar a tarefa - é nesse ponto em que muitos sentem dificuldade ao implementar a gestão de tarefas. 

Isso porque, para conseguir separar esses materiais e disponibilizar para seu colaborador, é preciso que eles estejam armazenados de forma inteligente, para facilmente encontrá-los.

A otimização desse processo é o que chamamos de gestão de arquivos. Atualmente, na plataforma Vobi, por exemplo, é possível fazer isso de forma digital e compilar em um único lugar vários tipos de arquivos, como documentos de extensão .dwg, .pdf, .doc, imagens, vídeos e qualquer link da internet. 

Voltando a falar sobre a autonomia concedida, essa precisa também ser definida no momento de delegação da tarefa, dado que, há situações em que exigem muita independência do colaborador e em outras circunstâncias menos. 

Assim como a autoridade concedida, há casos onde é preciso delegar que uma pessoa coordene um ou vários colaboradores, onde esse coordenador precisará ter poder de decisão para concluir a atividade. Todavia, tudo isso precisa ser esclarecido a toda equipe. 

Na gestão de tarefas, uma boa comunicação é primordial, como já citamos antes, então, conclua essa etapa oferecendo suporte a equipe. Oriente como quer ser atualizado sobre o andamento do projeto e esteja aberto ao diálogo.

4. Foco no suporte

Em algum momento pode ser que imprevistos aconteçam, os quais não foram planejados, por isso, seja flexível e dê suporte a equipe. Seja um gestor responsável em mostrar possíveis caminhos a serem seguidos, a fim de resolver algum conflito inesperado. 

Não se ofereça para assumir a responsabilidade da tarefa, afinal, você a delegou porque não tinha possibilidade de realizar novas atividades.

Confie na sua equipe e direcione-os a pensar em alternativas para a resolução do problema, dessa forma, a realização de atividades mais complexas permite o desenvolvimento de novas habilidades e, consequentemente, impulsiona o crescimento profissional do grupo. 

5. Feedbacks e dados para sua empresa

A última etapa de uma gestão de tarefas eficiente, consiste em, após a conclusão das tarefas, discutir com a equipe sobre os resultados obtidos, os imprevistos ocorridos, as lições aprendidas, se houveram sobrecargas, como aconteceram as experiências, quanto tempo foi gasto para a realização das tarefas, entre outros fatores.

É importante fazer a documentação dessas discussões, assim, você terá disponível dados capazes de sinalizar a qualidade das entregas e o nível de produtividade do negócio. Conforme esses resultados vão sendo obtidos a cada projeto realizado, é possível fazer mudanças nos pontos onde são necessários melhorarem. 

Dentro da plataforma Vobi é possível obter uma análise detalhada das horas trabalhadas por você e sua equipe. Comparar esses registros com as estimativas previamente estabelecidas, adquirindo insights valiosos que fundamentarão suas decisões estratégicas em dados concretos.

Não se esqueça também que, ao finalizar um projeto, é preciso torná-lo visível para todos. Invista em um portfólio digital: conte a sua história, as competências utilizadas em cada projeto e fale sobre sua equipe. 

Aproveite e insira, também, recursos relacionados a sua empresa, como o mapa, botões de mídia social, formulário de contato, entre outros. Assim, haverá o destaque online da marca, onde os visitantes poderão entrar em contato com o seu negócio, sendo esses, potenciais clientes.

Benefícios da gestão de tarefas em seu negócio de arquitetura e construção  

Com o gerenciamento de tarefas é possível desenvolver benefícios constantes para uma empresa. Fizemos uma lista para você implementar a gestão de tarefas, o quanto antes:

✔️ Melhor comunicação 

Ao definir a atividade, autoridade e o suporte à cada pessoa, naturalmente a comunicação entre gestor e funcionário melhora, já que ambos têm consciência do que foi definido e a importância de suas colaborações em um determinado projeto e na empresa como um todo.

✔️ Organização 

Conseguir cumprir o cronograma estabelecido é essencial para o sucesso de um negócio, assim, com as entregas em dia você evita perder para a concorrência. 

✔️ Ganho de tempo

Ao evitar o acúmulo de tarefas, excluindo atividades desnecessárias ou delegando outra pessoa, é possível ter mais tempo para executar o trabalho criativo ou até produzir mais, fatores esses que trazem maior qualidade e destaque a sua produção. 

✔️ Negócio inteligente

Com o tempo, os ajustes, as falhas e os resultados, servem de parâmetros para gerar dados de desempenho e, assim, é possível tomar decisões mais assertivas. 

Agora que você está convencido dos benefícios que essa solução pode trazer, que tal implementar a ferramenta de Gestão de Tarefas da Vobi no seu negócio?

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Até a próxima,

Equipe Vobi