Gestão de compras e contratações: como otimizar seus processos?

Ter uma gestão de compras e contratações eficiente é essencial para escritórios que querem reduzir custos, aumentar a produtividade e otimizar resultados. Fazer este gerenciamento na arquitetura, no design e na construção civil, envolve muito mais do que apenas especificar e decidir o que comprar ou quem contratar.

Na hora de realizar as compras, é essencial analisar preços, qualidade dos materiais, entrada e saída de estoque e possibilidades de negociação. O mesmo acontece com as contratações dos profissionais responsáveis pela execução da obra. É necessário avaliar a disponibilidade, ter controle das parcelas e forma de pagamento acordada, da qualidade de execução do serviço e etapas de medição.

Com os altos custos envolvidos, manter uma gestão de compras e de contratações eficiente pode ser uma das principais formas de evitar grandes prejuízos financeiros e de manter o custo final da obra próximo ao apresentado ao seu cliente.

Por isso, a organização é uma peça fundamental para que você mantenha o controle da gestão de projetos e obras e possa aproveitar todas as novas oportunidades sem onerar seu caixa, sua equipe e, especialmente, você.

Neste artigo, separamos algumas dicas que auxiliarão a colocar em prática a gestão de compras e contratações do seu escritório. Além disso, aproveitamos para apresentar uma ferramenta que poderá descomplicar essas tarefas. Confira:

Planejamento e controle de etapas

Assim como em um CRM de vendas, criar um planejamento eficiente é o primeiro passo para realizar a gestão de compras e contratações sem erros e desperdícios. 

Analise seu projeto de ponta a ponta, elencando todos os materiais, suprimentos e serviços que serão necessários para tirá-lo do papel, observando em que momento cada profissional deverá ser contratado e cada item deverá ser comprado, desenvolvendo assim, um planejamento que leva em consideração cada uma das etapas de execução.

Por exemplo, marcenaria e marmoraria têm prazos de entrega mais extensos e necessitam de “medição” liberada para a instalação, por isso, assim que a parede estiver rebocada e os revestimentos instalados, poderá acionar o fornecedor. Já outros materiais devem ser comprados de acordo com suas etapas de instalação para evitar que fiquem jogados no canteiro. Dessa forma, evita-se que esses materiais se quebrem ou se percam, como louças, pisos e ferragens. Tudo deve ser avaliado cuidadosamente.

Apenas identificando as necessidades reais do projeto e a etapa em que cada serviço será executado é possível se preparar para comprar tudo de maneira inteligente e buscando opções mais vantajosas.

Cuidado com compras e contratações de emergência

Quando você segue uma programação e realiza a gestão de compras e contratações com antecedência o seu poder de avaliação e barganha aumenta significativamente. 

Com tempo hábil, você e seu cliente poderão julgar as possíveis escolhas levando em consideração o preço, a qualidade do serviço ou do material entregue e as desvantagens de cada item ou prestador de serviço especificados em sua proposta. 

Quando você precisa realizar uma compra de urgência, o seu único critério levado em consideração é o prazo. Você precisa resolver o problema de forma imediata, senão seu cronograma será prejudicado. 

Um exemplo? Especialmente materiais de acabamento, levam um tempo para serem produzidos e nem sempre tem a quantidade suficiente disponível na sua loja parceira. Você sempre deve levar em consideração este prazo de produção em seu cronograma, caso contrário, terá atrasos significativos em sua obra e poderá ter que aguardar a produção e entrega do material.

O mesmo com prestadores de serviço. Quando contratados com antecedência, você consegue programar a execução de serviços e levar em consideração a qualidade de entrega deste profissional, do contrário, você provavelmente terá que aceitar o profissional disponível no momento em prol do cumprimento dos prazos.

Esse é um risco desnecessário e muito fácil de ser evitado, basta se organizar, ter uma boa gestão de tarefas e seguir os outros passos com atenção e cuidado.

A tecnologia à seu favor

Otimizar processos é sempre mais fácil com ferramentas digitais! São muitos detalhes e dados que mudam de projeto para projeto e que precisam ser controlados e, qualquer possibilidade de facilitar esses processos é uma ótima escolha.

Assim como em uma gestão de documentos digital, um sistema integrado, que permita controlar as compras pendentes, controlar pagamentos de fornecedores, prestadores de serviço e que garanta acompanhar sempre preços e prazos de entrega de materiais, torna o dia a dia do arquiteto muito mais simples.

Com todos os dados a fácil acesso e sendo constantemente atualizados, as decisões podem ser tomadas de forma mais consciente.

Se você especificou em seu cronograma, por exemplo, que a etapa de assentamento de pisos será executada em 1 mês e em sua lista de compras você verificou que tanto a argamassa quanto o porcelanato ainda não foram comprados, você consegue se antecipar ao problema e realizar as compras com tempo hábil para fabricação e transporte.

Muitos escritórios se dedicam ao marketing digital, desenvolvendo perfis em mídias sociais e site para arquitetos profissionais. E isso é muito bom! No entanto, é preciso investir também em ferramentas que auxiliem o backstage do seu negócio. 

Tecnologias de gestão não devem ser consideradas luxo. Apesar de gerar um custo, garantem que a empresa aproveite as melhores oportunidades de mercado, negocie preços e controle prazos. Com isso, seu escritório reduz atrasos e riscos, eliminando muitos custos que, em um primeiro momento, nem havia considerado.

Ferramenta de gestão de compras e pagamentos da Vobi

Sabemos que a gestão de compras e contratações de um projeto requer muita dedicação e organização para que nenhuma tarefa fuja ao controle e impacte nos prazos e custos da obra. Isso faz com que muitos profissionais, ou optem por não oferecer o serviço de acompanhamento, ou tenham dificuldade em aceitar novos projetos devido ao fato de não conseguir atender a demanda.

Pensando em descomplicar as tarefas manuais e em permitir que escritórios escalem seus serviços sem onerar a equipe e os custos, a Vobi oferece a ferramenta de "Compras" e "Pagamentos".

👉 Dentro de cada projeto, antes de começar a utilizar as ferramentas de gestão de compras e de pagamentos, você deve ter preenchido todos os itens e serviços do seu orçamento (conforme exemplo da imagem abaixo). Tudo de forma descomplicada, com acesso a milhares de produtos já pré-cadastrados com atualização de preço automático ou incluindo produtos personalizados.

Ferramenta: Compras - Vobi

Com a ferramenta de Compras, é possível:

✔ Importar os itens especificados (com todas as suas informações) diretamente do orçamento do seu projeto;

✔ Controlar as informações de compras dentro de cada uma de seus projetos através de um fluxo de aprovações;

✔ Ter previsibilidade nas compras de materiais;

✔ Alterar os status dos itens especificados para total controle das pendências;

✔ Visualizar, de forma simples, qual o valor total ainda vai ser investido para a finalização das compras.

Ferramenta: Pagamentos da Vobi

👉 Todos os itens aprovados, são automaticamente adicionados na aba de Pagamentos do seu projeto.

Com a ferramenta Pagamentos, é possível:

✔ Gerenciar todos os pagamentos de produtos e serviços em um único lugar;

✔ Configurar parcelas de pagamento de produtos e de prestadores de serviço, configurando a data de pagamento, a descrição e o valor a ser pago;

✔ Configurar status que irão ajudar a manter o controle das parcelas pagas e valores pendentes;

✔ Anexar comprovantes de pagamento e orçamentos em todos os itens, centralizando as informações em um único lugar.

Com as ferramentas de Gestão de Compras e de Pagamentos da Plataforma Vobi, seus processos e gerenciamento serão descomplicados. Além disso, tarefas, antes manuais, passarão a ser automatizadas, permitindo que seu escritório ofereça serviços cada vez mais completos.

Se você também quer otimizar a sua gestão e transformar o seu escritório de arquitetura e design, acesse o nosso site agora e solicite o seu convite.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

www.maiscontroleerp.com.br

www.aecweb.com.br

www.blog.obraprimaweb.com.br