Diagrama de Gantt: definição, vantagens e como utilizar

Um projeto exige estratégias de gestão desde o planejamento até a execução, ele é considerado estruturado quando há um roteiro detalhado e um acompanhamento de forma clara do progresso de cada etapa. O diagrama de Gantt é uma prática comum para monitorar esse progresso, sendo ele representado por barras horizontais que indicam os intervalos de tempo para o início e o fim das fases.

Os gráficos de Gantt ilustram, então, o desenvolvimento de projetos e destacam suas vantagens. Embora quem não tem o hábito de utilizá-los considere que eles têm aparência intimidadora, eles não possuem dificuldade para sua aplicação.

De certo, você já deve ter escutado falar sobre o diagrama de Gantt para gerenciar projetos. Se você ainda não o conhece, este é o artigo certo para você aprender tudo o que precisa saber e como criar um de forma rápida. Descubra por que tantas equipes utilizam em empresas, leia os seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

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O que é?

O diagrama de Gantt é um tipo de gráfico de barras, o qual foi nomeado em homenagem ao seu inventor, Henry Gantt, que o projetou no início do século XX. Essa ferramenta é muito utilizada atualmente para representar cronograma de projetos, incluindo as dependências entre as atividades e o status atual do projeto. 

No diagrama, as tarefas que precisam ser executadas são listadas no eixo vertical, enquanto os intervalos de tempo são representados no eixo horizontal. A largura das barras horizontais indica a duração de cada atividade.

Ao mostrar também os relacionamentos de dependência entre as atividades, o diagrama oferece uma visão clara da sequência de execução das atividades ao longo do projeto. Com a elucidação dos marcos importantes e cronograma geral, é possível que a equipe compreenda o trabalho a ser realizado, quem é o responsável e quando deve ser feito. 

O diagrama de Gantt é dividido em cinco partes principais, acompanhe a seguir:

1. Tempo: evidencia o tempo total do projeto, subdividido em categorias de anos, meses, dias e horas conforme necessário. 
2. Responsáveis: identificação dos colaboradores responsáveis por cada tarefa do projeto.
3. Barras: representação visual em forma horizontal das atividades, possuindo um tamanho conforme o tempo necessário para conclusão. 
4. Setas: demonstram as relações de interdependência entre atividades.
5. Objetivos e metas: marcas verticais que indicam os objetivos e metas do projeto, demarcam a linha de chegada ou prazo para a conclusão.  

O gráfico inclui também o caminho crítico, que é um conjunto de tarefas ou uma única que controla a data prevista para o início ou término do projeto. Ele possibilita identificar quais atividades são mais importantes e necessitam de atenção, pois o atraso de uma tarefa do caminho crítico pode gerar atrasos na conclusão do projeto.

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Como funciona?

Algumas etapas básicas são necessárias para criar um diagrama de Gantt, mas lembre-se que nenhum gráfico será igual a outro. Escolha uma plataforma que ofereça os recursos necessários, como a Vobi. 

Aqui estão as principais etapas para você começar a aplicar o método:

Definição do intervalo de tempo

Defina o intervalo de tempo do seu projeto, considerando um cronograma que representa o tempo total para a conclusão do projeto. É importante considerar datas após-conclusão, onde são planejadas aquelas eventuais tarefas, como o acompanhamento com o cliente para manutenções ou assessorias. 

Adicione tarefas com datas de início e de conclusão

Insira as tarefas específicas do seu projeto ao diagrama de Gantt, com as datas estabelecidas para que a visualização em gráfico de barras seja clara. Se não forem adicionadas datas de início, as atividades serão exibidas de uma forma que dificulta a compreensão do panorama do projeto. 

Adicione as dependências

É importante esclarecer as dependências no gráfico para garantir que toda equipe esteja alinhada e o projeto aconteça sem complicações. Por exemplo, a instalação dos revestimentos só pode iniciar após a conclusão da alvenaria, assim como a pintura só começa após a instalação dos revestimentos.  

Identifique os marcos

Os marcos são importantes, no diagrama de Gantt, para indicar à equipe o que deve ser priorizado e também funcione como uma vitória a ser comemorada. Alguns exemplos de marcos incluem: aprovações de projetos, pontos de início para tarefas críticas e pontos de conclusão de fases. 

Seja flexível

Algumas mudanças no meio do percurso são inevitáveis, por isso você pode modificar seu trabalho e da equipe caso algum plano mude devido a diversos fatores, como condições climáticas ou atrasos de fornecedores. 

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Qual é o objetivo do diagrama de Gantt?

A utilização do diagrama de Gantt serve para que os gestores possam visualizar o projeto em sua totalidade e dividir as tarefas em atividades menores, facilitando a administração de múltiplas tarefas por consolidar tudo em um só documento. 

Na área da construção civil, por exemplo, o diagrama é eficaz para monitorar as dependências de tarefas. Como em uma obra onde a instalação de tubulações devem ser feitas antes da instalação de revestimentos de parede. Assim, é possível garantir as sequências corretas de atividades e evitar atrasos na obra. 

Outra finalidade importante do diagrama de Gantt é que com a visibilidade do andamento do projeto pode-se fazer ajustes no planejamento inicial, como a realocação de recursos, revisão de prazos ou alteração de prioridades, assim fica mais fácil manter o projeto dentro do cronograma garantindo que a entrega ocorra da melhor forma. Acompanhe as principais objetivos de utilizar o gráfico de Gantt:

Comunicação

Utilizando o diagrama é possível tornar mais eficaz as atualizações de status de um projeto, pois a clareza visual do gráfico fornece facilidade de entender o progresso das tarefas. Isso evita ambiguidades e mal entendidos que por ventura possam ocorrer, garantindo que todos estejam alinhados quanto ao andamento do projeto. 

Além disso, o diagrama de Gantt possibilita atualizações em tempo real, promovendo a comunicação mais colaborativa entre os membros e facilitando a tomada de decisões ao longo do projeto. 

Motivação

A capacidade de entender as atividades por meio de um gráfico faz com que os profissionais se concentrem nas tarefas que estão à frente da linha do tempo, fornecendo uma sensação de motivação para concluir as atividades no prazo estabelecido. Também funciona como um incentivo, pois estimula o trabalho de forma eficiente para que se possa alcançar os marcos do projeto.

Prestação de contas

O diagrama de Gantt auxilia na prestação de contas da equipe, pois destaca as falhas e conquistas dos profissionais. Com ele, os gestores podem identificar os aspectos onde a equipe está avançando e atingindo os marcos ou, ao contrário disso, destacar aquelas tarefas onde estão havendo dificuldades. Esse último aspecto ajuda na identificação precoce de possíveis problemas para serem evitados impactos no projeto. 

O gráfico serve também como documentação dos resultados obtidos ao longo do projeto para ser feita a prestação de contas a outras partes envolvidas, como clientes e parceiros. Assim, essa ferramenta pode ser indispensável para o sucesso de projetos de construção complexos e de grande escala. 

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Diagrama de Gantt no planejamento de obras e projetos

O diagrama de Gantt é muito útil na hora de planejar obras e projetos na construção civil. Como citado anteriormente, ele permite que os membros da equipe visualizem as tarefas e etapas envolvidas no projeto, a duração de cada uma delas, bem como suas dependências. 

Nós da Vobi, sabemos que quando se trata do gerenciamento de projetos de longo prazo, compreender e acompanhar as etapas é crucial para garantir o progresso do trabalho de forma eficiente. Nossa ferramenta de cronograma de etapas te ajuda a ter controle completo das etapas de cada um dos seus projetos. 

Você pode acessar o Cronograma Geral, onde aparece o andamento de todos os projetos e etapas de forma simultânea. Como também pode acessar o Cronograma por Projeto, onde só é visto as etapas do projeto específico.   

Com o cronograma de projetos, é possível:

• Adicionar etapa;
• Definir datas de início e fim de cada etapa;
• Personalizar cores para organização visual;
• Alterar a ordem e datas das etapas diretamente na linha do tempo;
• Centralizar a linha do tempo no dia atual;
• Visualizar as etapas na linha do tempo por dia, semana ou mês;
• Vincular tarefas a serem realizadas em cada etapa (como demonstra o gif abaixo).

Utilizando o diagrama de Gantt na Vobi, você pode também:

• Editar a qualquer momento a data de início de um projeto e acompanhar a previsão de término com base nas etapas que você for criando. 
• Conceder acesso a todas as etapas ao seu cliente, assim ele pode acompanhar com transparência todos os passos do serviço que ele contratou. 
• Utilizar as mesmas etapas em vários projetos sem precisar escrever novamente. 

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Para entender melhor como funciona o diagrama de Gantt dentro da plataforma Vobi, vinculando e gerenciando tarefas dos projetos e obras, clique neste link!

Solicite seu convite e comprove como a Vobi pode melhorar e muito a gestão do seu negócio de arquitetura e construção civil.

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Até a próxima,

Equipe Vobi