Como Otimizar o Controle de Estoque de Materiais de Construção

A indústria da arquitetura e do design não é apenas um espaço de criação artística, é também uma área onde a precisão, o planejamento e a logística desempenham papéis fundamentais. Os materiais de construção, do tijolo ao vidro temperado, do aço ao mármore, são as ferramentas tangíveis que dão vida à nossa imaginação. Mas, para garantir que essas ferramentas estejam sempre disponíveis, precisamos enfrentar um desafio que muitas vezes passa despercebido: o controle de estoque de materiais de construção.

Um estoque bem gerenciado é a diferença entre um projeto que é concluído no prazo e dentro do orçamento e um que enfrenta atrasos e custos adicionais e até mesmo gerando insatisfação no cliente. Neste cenário, o controle do estoque de materiais de construção se torna uma habilidade importante para profissionais da construção civil. E, se esse é o seu caso, deve saber que essa é uma tarefa que vai além de simplesmente saber quantos tijolos temos no depósito. Esse processo envolve a coordenação cuidadosa de fornecedores, cronogramas de entrega, estimativas de consumo e flutuações de preço, entre outros.

Quando bem implementado, o controle de estoque oferece inúmeras vantagens. Permite a otimização do uso dos materiais, evitando desperdício e economizando recursos. Facilita o planejamento, dando uma visão clara da disponibilidade dos materiais e auxiliando na previsão de prazos e custos. Também reduz o risco de atrasos causados por escassez de materiais ou problemas com fornecedores.

No entanto, apesar de sua importância, o controle do estoque de materiais de construção precisa ser melhor explorado pelos profissionais da área. Para preencher essa lacuna, essa leitura te ajuda a esclarecer as principais dúvidas relacionadas ao tema. Acompanhe:

Aproveite a leitura.

Processo de controle de estoque

O controle de estoque  de materiais de construção é uma parte essencial para o processo construtivo, seja ele uma pequena residência ou um hotel de grandes proporções, por exemplo. Realizar uma boa gestão do estoque pode ser a diferença entre a execução tranquila de um projeto e atrasos custosos ou desperdício de materiais.

Antes de mais nada, é importante entender que quando falamos de estoque, estamos nos referindo a muito mais do que apenas materiais de construção comuns como tijolo, pedra brita e cimento. Também é importante levar em consideração equipamentos de segurança individuais, os famosos EPIs, máquinas como serras e furadeiras, além de todos os equipamentos que serão importantes para realizar o projeto, como trenas, martelos, alicates, entre outros.

Acompanhar cada movimentação dentro do estoque é vital para uma boa gestão. Não se pode confiar em empréstimos casuais, com a expectativa de que tudo será devolvido. É necessário ter total controle sobre o que foi removido do estoque, para que propósito foi removido, quem o removeu e quando isso aconteceu. Não esqueça: cada pequeno item, como um simples martelo, tem um custo associado para a empresa de construção e pode fazer falta em algum momento.

Sendo assim, antes de fazer o estoque para iniciar sua próxima obra, considere os seguintes fatores: 

1. Identificação e catalogação dos materiais

Esta etapa envolve a compilação de uma lista de todos os materiais necessários para o projeto. É indispensável que todos os itens sejam identificados, com as especificações técnicas adequadas e a quantidade necessária. Essa prática  facilita a previsão do que será necessário, dando uma base sólida para a programação de compras e entregas.

2. Definição dos pontos de reabastecimento e aquisição de materiais

Com a lista de materiais pronta, o próximo passo é estabelecer o momento de reabastecimento. Este é o nível de estoque que, quando atingido, indica que é necessário fazer um novo pedido. Diversos fatores devem ser levados em consideração na definição deste ponto, como o tempo de entrega dos fornecedores, a quantidade mínima de pedido e a velocidade com que os materiais são consumidos na obra. O objetivo é evitar tanto a falta quanto o excesso de materiais, prevenindo atrasos e desperdícios. 

Trabalhar com um estoque mínimo na obra, pode ser uma boa saída, especialmente se o espaço para armazenamento for escasso. O estoque mínimo, nada mais é que o volume mínimo de um material que precisa ser mantido em estoque. Este é mantido para abordar potenciais aumentos inesperados na demanda e para compensar possíveis demoras na reposição dos fornecedores.

Para calcular o estoque mínimo, precisamos considerar três fatores principais: o consumo médio, o tempo de reposição e a margem de segurança.

Vamos usar um exemplo para esclarecer como isso funciona:

Consumo médio: É a quantidade média de um material específico consumida em um determinado período. Por exemplo, digamos que uma construção consuma, em média, 500 sacos de cimento por mês.

Tempo de reposição: É o tempo que leva desde o momento em que um pedido de material é feito até o momento em que o material é entregue e pronto para uso. Suponhamos que, para o cimento, o tempo de reposição seja de 15 dias.

Margem de segurança: Trata-se de um adicional ao estoque mínimo para acomodar variações imprevistas no consumo ou atrasos na entrega. Pode ser expressa como uma porcentagem do consumo médio. Digamos que, neste exemplo, a margem de segurança seja definida como 10% do consumo médio.

Agora, para calcular o estoque mínimo, primeiro calculamos o consumo durante o tempo de reposição. Com um consumo médio de 500 sacos por mês (ou cerca de 16 sacos por dia, considerando um mês de 30 dias) e um tempo de reposição de 15 dias, seria consumido cerca de 240 sacos durante o tempo de reposição.

A seguir, calculamos a margem de segurança, que é 10% do consumo médio. Nesse caso, seria de 50 sacos de cimento.

Finalmente, somamos o consumo durante o tempo de reposição e a margem de segurança para obter o estoque mínimo. Nesse exemplo, o estoque mínimo seria de 290 sacos de cimento (240 sacos de consumo durante o tempo de reposição + 50 sacos de margem de segurança). Ou seja:

Estoque Mínimo = (Consumo Médio x Tempo de Reposição) + Margem de Segurança

Portanto, para evitar atrasos na construção e minimizar o desperdício, o profissional responsável pelo estoque deve garantir que haja pelo menos 290 sacos de cimento disponíveis.

3. Monitoramento constante do estoque: Entrada versus saída

Esta etapa requer vigilância atenta para assegurar que os materiais estejam sempre disponíveis quando necessários. Isso implica acompanhar todos os materiais desde o momento em que são recebidos até a sua utilização. Um registro atualizado do estoque deve ser mantido, indicando quais materiais foram usados, a quantidade utilizada e os restantes em estoque. Este acompanhamento permite adaptar as encomendas futuras às necessidades reais do projeto.

Sempre que um material ou equipamento da entrada no estoque, é necessário registrar a ordem de compra, contendo informações como preço, fornecedor, detalhes do produto e datas de compra e entrega, além de quem recebeu o material. Atente-se para anexar a nota fiscal a essa ordem.

Por outro lado, é igualmente importante registrar a retirada de estoque. Para isso é necessário especificar cada material que é usado no projeto, registrando em um documento para qual projeto ou departamento foi destinado e quem efetuou a retirada. Dessa maneira, é possível monitorar a necessidade de uma nova compra para reposição ou verificar se a devolução, no caso de equipamentos, foi realizada.

Também há situações em que os materiais e equipamentos são retirados do estoque de uma obra para serem levados para outra obra. Nesses casos de transferências, é preciso deixar tudo devidamente registrado. 

Todas essas etapas ajudam o setor financeiro a gerenciar as compras, o fluxo de caixa e a redução de desperdícios.

4. Gerenciamento de materiais excedentes e resíduos

Esta fase envolve o manejo apropriado de materiais excedentes e resíduos. Deve-se desenvolver uma estratégia para lidar com estes materiais de forma responsável, tanto em termos financeiros quanto ambientais. Isso envolve a reutilização de materiais em outros projetos, a venda de excedentes ou o descarte adequado de resíduos.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) para o controle de estoque

Uma etapa que não deve ser deixada de lado neste processo é a revisão e aperfeiçoamento do sistema de controle de estoque. Isso implica na análise dos dados recolhidos, identificação de problemas e busca por oportunidades de melhoria. Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) podem ser utilizados para avaliar o sucesso do controle de estoque de materiais de construção e apontar áreas que necessitam de aperfeiçoamento.

O controle de estoque deve ser integrado com outras atividades de gestão do projeto, como planejamento, programação e controle de custos. Listamos  alguns dos KPIs mais importantes para o controle de estoque na construção:

Rotatividade de Estoque: Este KPI mede quantas vezes o estoque foi usado e reposto durante um determinado período. Uma alta taxa de rotatividade indica que os materiais estão sendo utilizados na quantidade ideal. Por outro lado, uma taxa baixa pode indicar excesso de estoque ou problemas no controle de estoque  de materiais de construção.

‍Tempo de Reposição: Ele mede o tempo necessário para reabastecer o estoque, desde o momento do pedido até a entrega. Quando muito longo, pode resultar em atrasos na obra, enquanto um tempo curto indica um bom relacionamento com os fornecedores e eficiência na gestão de compras.

Estoque Mínimo: Este indicador representa a quantidade mínima de estoque que deve ser mantida para evitar atrasos na produção devido à falta de materiais. Monitorar o estoque mínimo e garantir que ele seja mantido, evita interrupções na obra.

Precisão no Estoque: Este KPI compara a quantidade de estoque registrada no sistema de controle com a quantidade física que existe de fato no canteiro de obras. Quanto mais condizente com a realidade for o estoque, mais provável é que os processos de entrada e saída de materiais estão sendo bem gerenciados.

Estratégias para evitar perdas e desperdícios de materiais

Para garantir a eficiência no uso de materiais e equipamentos no canteiro de obras, é necessário ter estratégias para evitar perdas e desperdícios dos mesmos. Pensando nisso, considere aplicar as seguintes dicas a fim de evitar desperdícios:

Priorize o planejamento detalhado

Antes de qualquer coisa, é fundamental investir tempo e planejar todos os estágios da construção, incluindo os custos necessários para cada fase. A falta de um planejamento adequado torna difícil calcular os recursos necessários, desde a aquisição de materiais até a contratação de mão de obra especializada.

Atenção ao prazo de validade

Antes de comprar qualquer material, considere o tempo até sua utilização. Alguns materiais podem vencer e se tornar mais difíceis de aplicar ou mesmo inutilizáveis. Assim, deve-se planejar as compras para garantir a qualidade e a usabilidade dos materiais.

Realize o controle sistemático do estoque

Saber o que está disponível como recurso para a construção é uma etapa vital do planejamento. Se você não tem conhecimento do que tem no estoque, pode acabar comprando materiais e ferramentas desnecessárias ou ficar vulnerável à falta de material.

Revise os processos de logística

A distribuição de materiais é um fator importante que deve ser considerado, pois se não for feita corretamente, pode causar desperdício na construção civil. Planeje um local estratégico para armazenar tudo que foi comprado, reduzindo a necessidade de transportes desnecessários.

Armazenamento adequado

Para manter a qualidade dos materiais, é fundamental armazená-los corretamente. Alguns materiais são mais sensíveis e devem ser armazenados em locais secos e cobertos, como é o caso do cimento, enquanto outros materiais exigem menos cuidados quanto ao armazenamento.

Priorize a qualidade nos procedimentos

Invista no treinamento da equipe envolvida na construção. Isso garante que a execução da obra seja feita corretamente, reduzindo o desperdício.

Integração de sistemas e automação no controle de estoque

No contexto atual, uma gestão eficiente do controle de estoque de materiais de construção passa necessariamente pela integração de sistemas e automação, pois auxilia na otimização de recursos e diminuição de perdas. Algumas maneiras de como  a automação pode auxiliar, são:

Controle de Estoque Automatizado

Sistemas automatizados de controle de estoque  de materiais de construção são uma boa pedida para garantir a disponibilidade dos materiais necessários, bem como para evitar atrasos e gastos desnecessários. Esses sistemas oferecem atualizações em tempo real sobre a entrada e saída de materiais, auxiliando na manutenção do estoque.

Gestão Financeira Integrada

A integração do controle de estoque com o sistema financeiro pode fornecer uma visão detalhada do impacto do inventário nas finanças da empresa. Isso pode incluir a visibilidade de custos de manutenção de estoque, valorização e depreciação do estoque, e impacto do gerenciamento de estoque no fluxo de caixa e lucratividade do projeto.

Relatórios

Com a automação e a integração de sistemas, é possível gerar relatórios detalhados e análises. Estas informações ajudam a prever necessidades futuras com base em tendências históricas, identificar gargalos e expor áreas para melhorar nas próximas experiências.

Tudo em um só lugar

Todas as informações concentradas em um único sistema, proporcionam uma visão abrangente e detalhada do inventário em uma ou poucas interfaces de visualização.

Importância de uma boa gestão de obra e como a Vobi pode te ajudar no controle de estoque 

E por falar em meios de automação, aqui vai uma dica de ferramenta que ajuda com isso. A Vobi é uma ferramenta de gerenciamento de construção que facilita (e muito) no controle de estoque  de materiais de construção. Com a Vobi, fica mais fácil controlar o estoque, ajudando a prevenir problemas como a falta ou o excesso de materiais e equipamentos. Aqui estão algumas maneiras específicas como a Vobi pode ajudar:

Diário de Obra

A Vobi fornece um sistema de Diário de Obra digital que permite o registro detalhado do andamento diário das atividades da obra. Essa funcionalidade te permite registrar ocorrências e informações coletadas nas visitas feitas à obra, fotografias do andamento da construção, quais etapas foram realizadas e muito mais.

Isso ajuda a acompanhar o uso dos materiais e a avaliar se o estoque está sendo usado de maneira eficiente. As informações registradas também podem ser usadas para melhorar o planejamento e o controle de estoque em projetos futuros.

Ferramenta de Medição

A Vobi possui uma ferramenta de medição que permite acompanhar a evolução física e financeira da obra, incluindo o uso de materiais. Isso proporciona uma visão em tempo real do consumo de materiais, permitindo identificar rapidamente qualquer desvio em relação ao planejado e tomar as medidas corretivas necessárias.

Planejamento de Obras

A Vobi também oferece uma funcionalidade de Planejamento de Obras que proporciona uma visão clara do cronograma da obra. Isso ajuda a coordenar a entrega e o uso de materiais e equipamentos, evitando atrasos e desperdícios decorrentes de má gestão de estoque.

E o melhor, a Vobi permite integrar todas essas informações em um único sistema, proporcionando uma visão unificada e facilitando o gerenciamento! Incrível né?

Ao usar a Vobi, a gestão de obra e controle de estoque podem ser significativamente aprimorados, evitando muito desperdício e estresse no canteiro de obras.

Peça já o seu convite, e descubra como a tecnologia pode melhorar a gestão da sua obra.

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Até a próxima, 

Equipe Vobi

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Referências:

www.casadoconstrutor.com.br

www.obraprima.eng.br

www.otk.com.br

www.armac.com.br

www.sienge.com.br

www.fortestecnologia.com.br