Técnica Pomodoro: aumentando a produtividade do seu projeto.

Quando existem muitas atividades para realizar, é comum que ao olhar a lista de tarefas você se pergunte como vai conseguir realizar tudo dentro do prazo. Com a técnica pomodoro, você aumenta a produtividade e se mantém atualizado com os projetos.

O método consiste em balancear sessões de trabalho focado em sessões de pequenas pausas, com o intuito de aumentar a produtividade e reduzir o cansaço mental. É possível, por exemplo, aplicar na gestão do tempo de um projeto de construção, controlando o prazo de levantamento de materiais, coordenação de equipes, controle de qualidade, entre outras tarefas. 

Neste artigo, você irá conhecer mais detalhes sobre a técnica pomodoro e como ele pode beneficiar seu trabalho e da sua equipe por meio de um progresso mais efetivo dos projetos. Conheça mais sobre o método lendo os seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

O que é a técnica Pomodoro?

A técnica pomodoro foi desenvolvida por um italiano que buscava maneiras de aumentar a sua produtividade nos estudos dentro da universidade. Francesco Cirillo utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas diárias.

O nome da técnica se dá da tradução de tomate, pois o timer utilizado por Cirillo tinha formato do fruto, onde girava durante 25 minutos, emitindo um alarme ao finalizar esse prazo. A ideia era se manter 100% focado durante esse tempo, sem fazer interrupções. A cada 25 minutos de intenso foco, são seguidos por 5 minutos de pausa, permitindo uma recuperação antes do retorno das atividades.

Aprenda, a seguir, como gerenciar seu tempo através da técnica.

Faça uma lista 

Primeiramente, responda à pergunta: o que é preciso ser feito nesse dia? A partir daí, liste as tarefas de forma objetiva, por exemplo:

• Preparar relatório diário de obra
• Elaborar orçamento de um novo projeto
• Responder e-mails
• Corrigir desenhos técnicos da equipe

Leia também o artigo sobre a ferramenta relatório diário de obras, clicando aqui.  

Defina a quantidade de pomodoros

Quando listar suas atividades, defina a quantidade de pomodoros necessária para cada uma delas. Conforme for aplicando a técnica, você ganhará mais confiança para definir essa quantidade, entenda o exemplo a seguir:

• Preparar relatório diário de obra: 3 pomodoros
• Elaborar orçamento de um novo projeto: 2 pomodoros
• Responder e-mails: 1 pomodoro
• Corrigir desenhos técnicos da equipe: 3 pomodoros

Use a tecnologia 

Utilize ferramentas gratuitas na internet que podem auxiliar a aplicação do método pomodoro. Você pode, por exemplo, usar essas ferramentas de timer unido a plataforma Vobi - que simplifica sua gestão de projetos e obras. Ambos irão ajudar você a economizar tempo, ter controle e visibilidade da sua empresa, além de ajudar a maximizar sua lucratividade. 

O objetivo de usar a técnica pomodoro é que você adapte o seu estilo de trabalho e preferências pessoais a fim de alcançar melhores resultados. Experimente personalizar caso o tradicional não estiver funcionando, acompanhe a seguir:

• Alteração da duração: você pode alterar a duração conforme os seus hábitos de trabalho, contanto que o padrão trabalho mais pausas ainda seja seguido. Por exemplo, ao iniciar um fluxo de trabalho voltado ao desenvolvimento de detalhamentos de projeto, é difícil paralisar em meio a um raciocínio. Talvez somente 25 minutos seja pouco para se dedicar, você pode alterar e fazer pausas mais longas ou, se necessário, sessões de trabalho mais curtas.  
• Use somente quando for útil: também não é necessário usar a técnica pomodoro durante todo o dia de trabalho. A ideia é usar quando for mais útil, por exemplo, em projetos que exigem produtividade e concentração. 

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Como usar a técnica Pomodoro?

Abaixo você pode acompanhar como usar a técnica pomodoro: 

1. Escolha uma tarefa: você deve listar as tarefas que precisa executar no dia e escolher uma para começar. Quando escolher, seja realista e defina quanto tempo irá executá-la. 
2. Configure o cronômetro: ajuste um bloco de 25 minutos no timer.  
3. Execute a tarefa: mantenha-se focado na atividade escolhida e trabalhe intensamente até o fim do tempo configurado, e consequentemente, no fim do primeiro pomodoro. 
4. Faça uma pausa curta: depois do primeiro pomodoro, descanse por 5 minutos 
5. Repita os pomodoros:  repita os pomodoros por quatro vezes, sempre trabalhando 25 minutos em casa e descansando 5.
6. Faça uma pausa longa: após repetir os ciclos, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos para recarregar-se. 
7. Registre o progresso: ao ir complementando um pomodoro, registre o progresso da tarefa e acompanhe a execução ao longo do tempo.
8. Faça ajustes: o número de pomodoros necessários para complementar uma tarefa pode variar, vá ajustando conforme a necessidade e experiência. 

Lembre-se que você pode incluir quantas sessões pomodoro forem necessárias para concluir a sua lista de tarefas. O importante é ir registrando o número de sessões concluídas, para então planejar melhor a sua agenda, pois da próxima vez que tiver tarefas com as mesmas características, basta criar uma tabela de horários e utilizar os registros anteriores como base para estimativa de tempo necessário. 

03 dicas para preparar as sessões pomodoro

1. Agrupe tarefas menores

Você pode combinar tarefas menores que tomam menor tempo em um pomodoro. Temos como exemplo a marcação de reuniões ou responder e-mails. Esses podem ser realizados na mesma sessão.

Essa prática é conhecida como compartimentação em blocos temporais, ou em inglês como time blocking, onde o foco é melhorar a produtividade, organização e gerenciamento do tempo. 

A técnica parte do princípio de que é mais eficiente fazer o agrupamento de tarefas semelhantes ou relacionadas em blocos de tempo dedicados, ao invés de realizar várias atividades de forma fragmentada ao longo do dia. 

O time blocking pode ser aplicado em escritórios de arquitetura, de engenharia e/ou construtoras de diversas maneiras, isso irá depender das necessidades específicas de cada projeto ou obra. Por exemplo, pode separar um bloco de tempo para revisões e ajustes de projetos, elaboração de relatórios, emissão de documentos ou controle de custos. Ainda, é possível reservar um tempo dedicado para atividades de marketing e networking. 

Logo, a técnica pomodoro e o time blocking são métodos eficazes para gerenciar o tempo de projetos e aumentar a produtividade, dividindo as tarefas complexas em blocos temporais dedicados e proporcionando eficiência na conclusão de tarefas. 

2. Fragmente as tarefas complexas partes menores

Caso um projeto ou tarefa exija mais de cinco pomodoros, divida-o em tarefas menores e mais simples. Por exemplo, ao lidar com projeto de construção de uma residência, que envolve várias etapas e tarefas, pode ser muito útil a divisão e aplicação do conceito de pomodoro. 

A cada fase do projeto, identifique as atividades específicas que devem ser executadas. O projeto arquitetônico, por exemplo, deve incluir atividades como o levantamento topográfico, definição de layout, desenvolvimento de detalhamentos, entre outros. Cada uma dessas atividades é considerada uma tarefa menor na técnica pomodoro, sendo importante considerar a sequência lógica e dependência delas. 

Essa divisão em partes menores ajuda a:

• Melhorar a clareza: a divisão mantém o foco e evita possíveis sobrecargas de trabalho ao tentar lidar com uma tarefa grande de uma só vez. 
• Gerenciar o tempo: a divisão também permite melhor gestão de tempo, pois atribuindo um pomodoro para cada parte é melhor para ter uma noção mais precisa de quanto tempo levará para finalizar cada etapa. 
• Aumentar o senso de realização: ao concluir cada tarefa menor de uma grande tarefa, é possível manter-se motivado e com maior senso de realização, impulsionando a produtividade. 
• Garantir flexibilidade: a divisão em partes menores permite que você se mantenha adaptável às mudanças que podem acontecer. Se algum imprevisto ocorrer, é mais fácil reajustar os próximos pomodoros com base nas partes que ainda precisam ser executadas, em vez de ter que reorganizar uma tarefa complexa. 

3. Programe sessões adicionais 

Programe sessões adicionais da técnica pomodoro para atividades que possam levar mais tempo do que o esperado. Isso contribui para aliviar o estresse na hora de cumprir prazos, pois sempre podem acontecer imprevistos. 

Ao adicionar sessões extras pomodoro no planejamento de atividades nas etapas de projeto ou obra, isso permite que você tenha tempo para lidar com imprevistos que possam acontecer durante revisões de projeto, desenvolvimento de documentação ou problemas de execução, por exemplo. 

Caso os pomodoros adicionais não forem utilizados, aproveite para aprender novas coisas, concluir tarefas pendentes ou adiantar outras atividades, assim, é possível manter o gerenciamento de projetos mais flexível às necessidades em constante mudança.  

O que fazer nas pausas?

O objetivo das pausas dentro do método pomodoro é descansar e revitalizar-se para voltar às próximas sessões de atividades com mais energia e concentração. Você deve escolher atividades que funcionem melhor e ajudem nessa hora de recarregar-se, por exemplo:

• Faça alongamentos ou outros exercícios: alongue para relaxar seus músculos e melhorar a circulação sanguínea. 
• Faça caminhadas curtas: caminhe em algum lugar próximo a sua estação de trabalho, isso ajuda a arejar a mente para o retorno das atividades. 
• Organize seu espaço de trabalho: arrumar sua mesa ajuda a criar um cenário que clareia a mente e tornar um ambiente produtivo. 
• Se alimente: mantenha uma alimentação saudável com lanches nutritivos e bebidas relaxantes, como chá ou café. 
• Consuma entretenimento: escute músicas, podcasts ou vídeos que façam relaxar a mente e reduzir o estresse.
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Como gerenciar melhor o seu tempo através da técnica Pomodoro e da Gestão de tarefas na Vobi?

Utilizando uma ferramenta de gestão de projetos e produtividade, é possível personalizar o fluxo de trabalho da equipe para complementar a técnica pomodoro, e assim, potencializar seus benefícios. Com a Vobi, por exemplo, você organiza e faz a gestão do tempo de toda sua equipe. 

O nível de sucesso que você obtém na nossa plataforma depende do seu empenho e dedicação. Ao adotar hábitos, como gerenciamento de tempo eficiente, mentalidade de iniciante e iniciar com propósito e priorização, e aplicá-los no dia a dia, você aumenta as chances de alcançar resultados positivos e obter o melhor das nossas ferramentas. 

O gerenciamento de tempo é um ponto fundamental para a eficácia do método pomodoro. Como a técnica é baseada em dividir o trabalho em blocos de tempo, geralmente de 25 minutos, intitulados de “pomodoros”, seguidos de intervalos curtos de descanso, recomenda-se o uso de agendas digitais, como o Google Agenda. 

Esses recursos possibilitam programar os blocos de trabalho e os intervalos de descanso conforme a técnica pomodoro. Assim, os colaboradores se mantêm organizados e concentrados nas atividades, aumentando a produtividade ao longo do dia. 

É importante também que você saiba administrar imprevistos e ajustar suas prioridades conforme as demandas existentes, mantendo o foco nas atividades mais importantes para poder alcançar os seus objetivos. Por isso, as empresas bem sucedidas que já utilizam a Vobi entendem a importância de iniciar com propósito e focar na priorização das tarefas, isso contribui no aumento da produtividade e eficácia das operações. 

Com a gestão de tarefas Vobi integrada à técnica pomodoro, é possível:

• Conferir e vincular responsáveis às tarefas, garantindo que cada membro da equipe saiba claramente quais são suas responsabilidades.
• Adicionar níveis de prioridade por tarefa, permitindo que você e sua equipe identifiquem as tarefas mais importantes e foque nelas durante os blocos de tempo do pomodoro.
• Marcar uma data de início/fim da tarefa, auxiliando na organização do trabalho e no cumprimento de prazos.
• Fazer checklist de subtarefas, facilitando o acompanhamento do progresso e garantindo que todas as etapas sejam concluídas.
• Contabilizar horas trabalhadas por tarefa, possibilitando uma visão clara do tempo dedicado a cada atividade e auxiliando na gestão do tempo segundo a técnica Pomodoro.

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Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://www.siteware.com.br/

https://asana.com/

https://www.napratica.org.br

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