Matriz de Eisenhower: ferramenta importante para a gestão de tarefas.

Existem muitas ferramentas em formato matriz amplamente utilizadas no mundo dos negócios. Elas contribuem para tomadas de decisões no gerenciamento de projetos, além de proporcionarem uma estrutura organizada para análise de informações e a priorização de tarefas. A título de exemplo temos a Matriz de Eisenhower  e a matriz SWOT.

A Matriz de Eisenhower é uma estratégia para priorização de tarefas com base em sua importância e urgência, enquanto a Matriz SWOT, também conhecida como F.O.F.A é utilizada para avaliação de vantagens e desvantagens internas de uma organização, além da identificação das oportunidades e ameaças externas que podem impactar diretamente o seu desempenho. 

Neste artigo, você irá conhecer um pouco mais sobre a Matriz de Eisenhower e como esse método pode ajudar a sua equipe na priorização de tarefas e ainda aprimorar a gestão de tempo e a produtividade de trabalho. Entenda como utilizar essa ferramenta através dos seguintes tópicos:

Aproveite a leitura!

O que é a matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma metodologia essencial para solucionar problemas relacionados ao excesso de atividades a serem desenvolvidas, pois com o acúmulo dessas tarefas fica difícil saber por onde começar, não é mesmo?  

Essa importante matriz recebeu esse nome em homenagem ao ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower. Ele foi um general americano e apresentou a ideia que originaria a matriz, onde tinha como finalidade auxiliar nas tomadas de decisões assertivas através da priorização de tarefas classificadas em duas dimensões básicas: urgência e importância. Dessa forma, é possível identificar e priorizar, evitando perder tempo com o que não é relevante. Relembre a diferença desses dois conceitos:

• Tarefas importantes: são aquelas que têm relação com as metas que você precisa cumprir e também com os propósitos que você deseja alcançar, ou seja, ela está relacionada há um planejamento maior;
• Tarefas urgentes: estão relacionadas com um prazo e devem ser executadas imediatamente, pois se não receberem atenção o mais rápido possível, podem trazer consequências negativas.

A Matriz de Eisenhower é composta por 4 quadrantes, nos quais devem ser distribuídas as tarefas pendentes segundo as seguintes categorias: 

• Importante e Urgente
• Importante e Não Urgente
• Não importante e Urgente
• Não importante e Não Urgente  

Você sabe para que serve, na prática, a Matriz? Ela pode ser utilizada para o planejamento de tarefas diárias, semanais ou mensais, em todas as áreas do seu escritório ou até na sua vida pessoal, seja de forma coletiva ou individual. Saiba o que ela permite:

1. Organizar as atividades conforme a urgência e a importância, proporcionando uma visão clara e objetiva das tarefas a serem cumpridas;
2.  Garantir clareza nas atividades corporativas, permitindo que todos os colaboradores entendam quais são as tarefas prioritárias e o que deve ser feito em segundo plano;
3. Resolver possíveis problemas que possam surgir no dia a dia, ajudando a identificar os pontos críticos;
4. Aumentar a produtividade da empresa, já que as tarefas são realizadas com mais eficiência e agilidade;
5. Tornar a realização de processos mais ágil, ao permitir que os membros da equipe se concentrem no que realmente importa;
6. Reduzir o tempo para tomada de decisões, além de otimizar esse processo.

No próximo tópico, abordaremos cada um dos quadrantes e quais são suas características, continue a leitura!

Como fazer a matriz de Eisenhower?

Entenda os quadrantes

1º quadrante: Importante x Urgente - Fazer 

O primeiro quadrante da Matriz de Eisenhower refere-se a maior prioridade, ou seja, as tarefas atribuídas a esse quadrante devem ser executadas imediatamente. Elas têm um prazo a ser cumprido e importância, o que significa que ela está atrelada aos seus objetivos maiores. 

2° quadrante: Importante x Não Urgente - Agendar 

O segundo quadrante da Matriz de Eisenhower é para aquelas tarefas referentes às metas, mas não existe um prazo de conclusão atrelado. O conselho é programar um momento específico para executar essa tarefa. Lembre-se: só desenvolva esse quadrante quando concluir as tarefas do primeiro.

3° quadrante: Não importante x Urgente - Delegar

No terceiro quadrante da Matriz de Eisenhower insira as tarefas que devem ser concluídas imediatamente, mas que não afetam suas metas a longo prazo. Por isso, essas atividades podem ser delegadas, pois não exigem vínculo pessoal nem tão pouco habilidades específicas. O ato de delegar é eficiente no gerenciamento de demanda de trabalho e ainda permite que sua equipe desenvolva habilidades.

4° quadrante: Não importante x Não Urgente - Excluir

Após listar as tarefas e distribuir nos três primeiros quadrantes, talvez irá sobrar atividades que não são importantes ou urgentes. Essas tarefas se encaixam no quarto quadrante, onde o objetivo é eliminar, já que elas podem estar apenas atrapalhando a realização de suas metas por consumirem muito tempo. Exclua-as para concentrar-se em tarefas mais importantes e produtivas. 

Exemplos de como aplicar 

É importante destacar que para melhor eficiência do método, é fundamental separar matrizes distintas para o trabalho e para a vida pessoal. Isso permite a separação de listas de tarefas com o método mais apropriado para o momento e o lugar. Em busca de ajudá-lo a entender as tarefas que podem ser atribuídas a cada quadrante da Matriz de Eisenhower, separamos alguns exemplos abaixo:

Exemplos de tarefas a inserir no primeiro quadrante: 

• Lidar com emergências no canteiro de obras, como avarias, que estão impedindo o progresso da obra;
• Concluir uma proposta de projeto.

Exemplos de tarefas a incluir no segundo quadrante: 

• Realizar treinamentos de segurança para a equipe de trabalho;
• Inscrever-se em um evento de mostra de arquitetura.

Algumas tarefas que podem ser incluídas no terceiro quadrante: 

• Responder e-mails de fornecedores ou clientes;
• Transcrever diário de obra.

Exemplos de tarefas que podem incluídas no quarto quadrante: 

• Gastar tempo nas redes sociais sem propósito.
• Focar em detalhes organizacionais do escritório.

Dicas para otimizar a Matriz

A fim de otimizar o planejamento e garantir melhores êxitos, uma rotina mais tranquila com equipe engajada, além do passo a passo para construir a Matriz de Eisenhower, existem algumas ficas que podem ser úteis. Acompanhe a seguir: 

Foque no 2º quadrante

Ainda que o quadrante 2 não seja urgente, é importante não deixá-lo sempre para depois, pois essas tarefas possuem importância fundamental. É recomendável monitorar e definir um momento para sua execução. Stephen Covey, autor do best-seller “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” defende que:

As pessoas ficam tão ocupadas com as tarefas do quadrante 1 que nunca têm tempo para as outras.

De forma online, via listas contendo as tarefas a serem realizadas, além de quatro outras correspondentes a cada quadrante, e uma última para as tarefas concluídas, você pode implementar o método. O objetivo é transferir as tarefas da primeira lista para o quadrante que faz sentido e, à medida que forem sendo concluídas, arrastá-las para a última listagem.

Invista em software de organização de tarefas

A parte mais desafiadora da Matriz de Eisenhower é ordenar a lista de pendências e não dá para, simplesmente, subestimar a quantidade de tarefas envolvidas na sua empresa - sabemos que são muitas! Por isso, recomendamos que se invista em uma plataforma online especializada em organização, que pode automatizar uma série de ações.

Com a Vobi, por exemplo, você consegue determinar as tarefas de alta prioridade, além de categorizar, identificar status por cores e delegar tarefas à equipe. Com ambos os métodos, é possível aumentar a produtividade e alcançar os resultados esperados em menos tempo.

Mantenha-se focado

No dia a dia de sua organização de tarefas, sempre que for iniciar o seu dia de trabalho, procure ter conhecimento das atividades a serem realizadas nas próximas horas. Por isso, é importante revisar todos os quadrantes da matriz a fim de organizar por prioridade. É fundamental manter a Matriz de Eisenhower sempre atualizada!

Mas, cuidado! Não liste tarefas em excesso, é recomendável concentrar-se em aproximadamente 7 ou 8 itens em cada classificação, no máximo 10. Se os quadrantes estiverem sobrecarregados, é possível que você não tenha tempo para fazer, planejar, delegar ou eliminar. E não queremos ter como resultado o campo da frustração, não é mesmo?  

Por último, e não menos importante, após visualizar as tarefas a serem realizadas, monitore a sua capacidade de execução, assim como da sua equipe. Que tal desenvolver um relatório sobre as realizações diárias? 

Analise cada quadrante e qual você leva mais tempo ou saiba se está procrastinando mais do que deveria. 

Como utilizar a gestão de tarefas na Vobi?

Se você ainda utiliza bloco de notas do celular/computador e tem problemas de comunicação com seus sócios e/ou equipe sobre quais são os próximos passos e quem são os responsáveis por cada tarefa. Agora, ao utilizar a Matriz de Eisenhower  para gestão de tarefas, vamos para outro nível! 

Com a ferramenta Gestão de tarefas da Vobi, você poderá: 

• Conferir e vincular responsáveis conforme a prioridade das tarefas;
• Adicionar níveis de prioridade por tarefa, estabelecendo quais são as mais importantes e urgentes;
• Definir uma data de início/fim da tarefa para assegurar que ela seja desenvolvida no prazo determinado;
• Fazer um checklist de subtarefas para dividir a tarefa em etapas menores e facilitar o acompanhamento do progresso;
• Contabilizar horas trabalhadas por tarefa para melhor controle do tempo gasto em cada uma delas.

A Vobi oferece duas opções para a criação de tarefas: uma é através do menu de Produtividade, que possibilita a gestão de tarefas de forma geral, a segunda opção é na aba de Cronograma, presente nos projetos em construção. Em ambos os ambientes, você pode criar novas tarefas clicando em “Adicionar tarefa”. Saiba como funciona a funcionalidade Gestão de tarefas através da imagem abaixo

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1. Visualize suas tarefas em lista ou calendário.
2. Filtre tarefas por data de vencimento, como “hoje”, “esta semana” ou outro período personalizado, para facilitar sua busca por tarefas.
3. Adicione de forma facilitada novas tarefas com o botão de criação
4. Pesquise tarefas por nome usando o campo de pesquisa
5. Veja as tarefas que já foram concluídas.
6. Exporte sua lista de tarefas em formato PDF ou Excel.

Como citamos anteriormente, a Matriz de Eisenhower  pode auxiliar na gestão de tarefas da sua empresa. Com tantas tarefas criadas diariamente, é importante classificá-las conforme a importância e urgência, garantindo que o mais relevante seja realizado primeiro. 

Com a Vobi, você tem a possibilidade de realizar alterações em massa nas tarefas e isso pode ser uma ótima maneira de otimizar seu tempo e também a eficiência da sua equipe. Selecionando as tarefas que precisam de alteração, na ferramenta Gestão de tarefas que fica dentro do menu Produtividade, usando o menu flutuante, você pode indicar as mudanças desejadas. Assim, é garantido que todas as tarefas sejam atualizadas rapidamente, sem perder tempo fazendo mudanças individuais. 

Você pode aplicar a Matriz de Eisenhower para priorizar as suas subtarefas e da sua equipe. Por exemplo, ao criar checklist para a tarefa “realizar reunião de apresentação”, você pode classificar cada subtarefa em um dos quadrantes da matriz.

Agendar a reunião com o cliente pode ser uma tarefa importante e urgente, enquanto coletar feedback no final pode ser uma tarefa importante, mas não tão urgente. Dessa forma, você pode priorizar as subtarefas e garantir que a tarefa principal seja concluída de forma mais eficaz.

Lembre-se que ao marcar uma tarefa como concluída, você está executando a parte importante da matriz, que é fazer as tarefas importantes primeiro. Você também estará atualizando o status da tarefa, essencial para a comunicação e colaboração em equipe. Assim, todos da equipe saberão que foi concluído e o que ainda precisa ser feito, ajudando a evitar a duplicação de esforços e assegurar que as atividades sejam concluídas no prazo.

Pensando em você e na sua empresa que possuem muitas tarefas e projetos, o filtro de tarefas da nossa plataforma pode “clarear” a visão de quem está utilizando a ferramenta, facilitando o acesso às tarefas de cada projeto. Só é necessário ativar o filtro, clicando no ícone que fica no canto direito superior da tela e selecionar o filtro desejado. 

Agora que você conhece a ferramenta, saiba da novidade que pode ser muito útil na sua gestão de tarefas. Implementamos a “mecânica de observação” que permite vincular outros colaboradores da sua equipe em uma tarefa para que eles possam acompanhar as mudanças, sem precisar assumir a responsabilidade por ela. Legal, né?

Para isso, basta clicar na tarefa desejada e ir até o ícone de olho "👁‍🗨". Você poderá sinalizar, então, quais colaboradores da equipe você deseja que observem as atualizações da tarefa.

💡Você pode utilizar o recurso vinculando o seu usuário como observador de tarefas repassadas para colaboradores que estão sendo treinados ou até mesmo estagiários. Ótimo jeito de garantir um controle de qualidade na empresa, não é mesmo? 

Logo, investir em uma gestão eficiente de tarefas unindo a Matriz de Eisenhower é necessário para garantir a qualidade e a eficiência das construções e, em consequência, a satisfação dos clientes e o sucesso do negócio. 

Até a próxima,

Equipe Vobi

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Referências:

https://rockcontent.com/br/

https://www.sydle.com/

https://asana.com/

https://www.flowup.me/

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