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Está pensando em abrir um escritório de arquitetura, mas não sabe por onde começar? Empreender em um novo negócio pode parecer uma ideia intimidante, mas com o conhecimento e ferramentas adequadas é possível tornar o seu sonho em realidade. Descubra a melhor forma possível de executar esse passo a passo detalhado através das seguintes etapas:
Aproveite a leitura!
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O Conselho de Arquitetura e Urbanismo - CAU - é responsável por orientar e fiscalizar a atividade profissional em todo território nacional. Para isso, o Conselho Nacional - CAU/BR - conta com o apoio dos Conselhos Estaduais, os CAU/UF, os quais são responsáveis por fiscalizar o exercício da profissão em seu respectivo estado, realizar julgamentos éticos de primeira instância, emitir anuidades, multas, Registros de Responsabilidade Técnica (RRT) e Registros de Direitos Autorais (RDA).
O CAU/UF também é o responsável por realizar inscrições e expedir as carteiras de identificação de pessoas físicas e jurídicas habilitadas. Ambas as carteiras são necessárias para abrir um escritório de arquitetura. O registro de pessoa física é realizado online pela plataforma do Sistema de Comunicação e Informação do CAU (SICCAU). Para realizar o cadastro, será necessário preencher os campos solicitados e anexar os seguintes documentos:
Após retirar o CNPJ, processo que será abordado nos tópicos seguintes, você deverá retirar a carteira de identificação da sua empresa para pessoas jurídicas. Assim como o registro de pessoas físicas, esse processo é realizado na plataforma do SICCAU e é totalmente online. Se a sua empresa configurar uma sociedade entre arquitetos e engenheiros, é necessário que ela também seja registrada no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia - CREA. Os documentos necessários para cadastrar sua empresa no CAU são:
Ao decidir empreender, deve-se identificar qual o melhor tipo de empresa para o seu negócio. Necessariamente, os escritórios de arquitetura se configuram como sociedade empresária, a qual contém vários formatos, como MEI, EIRELI, Sociedade Limitada, dentre outros que serão especificados mais a frente.
A sociedade empresária ou sociedade empresarial é definida no código civil como uma sociedade que exerce uma atividade econômica organizada. Quando falamos o termo “organizada”, significa que o valor final produzido por essa sociedade e que é entregue para o cliente, independente se é um produto ou um serviço, é produzido pela empresa ou pela organização empresarial e não diretamente pelos seus sócios, conforme é feito na sociedade simples.
Se você for atuar como autônomo, pode escolher os modelos de Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) ou Sociedade Limitada Unipessoal (SLU), pois o arquiteto NÃO pode atuar como MEI - microempreendedor individual: modelo de empresa que constitui o menor formato empresarial do país e baixo custo com impostos.
A EIRELI é uma opção para empreendedores que não possuem parceria com outros sócios, porém é importante ficar atento a algumas exigências e restrições. Por exemplo, cada pessoa física só pode ter uma EIRELI e é necessário possuir Capital Social de 100 vezes o salário mínimo brasileiro.
A SLU foi outorgada em 2019 através da medida provisória conhecida como “MP da Liberdade Econômica”, tendo como objetivo a desburocratização da abertura de empresas no país. Apesar de ter “sociedade” no nome, a SLU é formada por uma única pessoa e permite a abertura do escritório de arquitetura sem Capital Social. Além disso, permite a separação do patrimônio pessoal com o da empresa, de forma que se houverem problemas financeiros, inclusive a falência, os bens pessoais do empreendedor não poderão ser utilizados para quitação de débitos.
Se o seu escritório de arquitetura for atuar com sócios, o modelo de empresa será o de Sociedade Limitada. Esse modelo também é flexível nas exigências para abrir uma nova empresa e apresenta custo reduzido para esse processo.
Primeiramente, é necessário entender que o CNPJ é apenas uma parte do processo burocrático que vai garantir que o seu negócio funcione dentro dos aspectos legais da constituição brasileira. Vamos abordar uma visão geral de todo processo de registro e regularização, porém recomenda-se a contratação de um contador e um advogado para acompanhar os detalhes desse processo, certificando a conformidade com a lei para evitar possíveis prejuízos com multas.
Esse processo começa com a obtenção do Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE), o qual é emitido na Junta Comercial. O NIRE é obrigatório para todas as empresas atuantes no segmento comercial, ele é responsável por garantir a segurança e eficácia dos atos jurídicos e também é obrigatório para a obtenção do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) na Receita Federal. O CNPJ é necessário para a realização da Inscrição Municipal ou Estadual junto às Secretarias de Fazenda dos Estados, a qual autoriza as atividades de vendas e funcionamento dos serviços.
Para obter o NIRE é necessário reunir alguns documentos e informações que serão requisitados durante o cadastro na Junta Comercial do seu estado. Reunimos os principais dados necessários para concluir esse processo, confira a seguir!
O primeiro passo é definir o modelo da empresa, tópico que já foi abordado. Após isso é necessário definir o nome do seu escritório e registrá-lo no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). A taxa de registro varia de 300 a 500 reais. O registro no INPI garante que você não está utilizando um nome já existente, o que pode levar a processos multas e troca de nome forçada, e também protege o nome da sua empresa, evitando que outra registre primeiro.
O segundo passo é definir quais atividades serão exercidas e categorizá-las através da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). O CNAE é um código composto por sete dígitos que facilita a identificação e cadastro das atividades exercidas por um negócio. Você pode consultar o código das atividades do seu escritório online, através do site do IBGE, utilizando palavras chaves ou descrição da atividade.
O terceiro passo consiste em identificar qual o regime tributário será aplicado ao seu negócio. É necessário estudar cada um desses regimes para analisar qual é o melhor para o seu negócio. De forma geral, a empresa pode optar por três regimes, os quais são definidos pela “contabilizei” como:
O quarto passo é a elaboração do Contrato Social, o qual representa a certidão de nascimento do escritório de arquitetura. Ele contém todos os dados básicos referentes ao seu negócio: dados dos sócios, endereço da sede, capital social, regras de participação dos sócios, etc. Além de ser necessário para a obtenção do NIRE, o contrato social também é utilizado para participação de licitações e abertura de conta bancária.
Ao definir quem são os sócios, o Contrato Social aponta os responsáveis legais pela empresa, ou seja, as pessoas que vão responder em juízo em quaisquer questões legais relativas a este. O Contrato Social pode assumir outros nomes dependendo do tipo de empresa. Por exemplo, no caso da EIRELI chama-se “Ato Constitutivo", mas serve aos mesmos propósitos do Contrato Social.
Após reunir essas informações e documentos, é possível obter o seu NIRE na Junta Comercial e a empresa passa a existir oficialmente, mas isso não significa que já está pronta para operar, pois como vimos anteriormente, ainda é necessário realizar o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e a Inscrição Estadual ou Municipal. Para obter o NIRE, a Junta Comercial solicita:
A abertura do CNPJ junto à Receita Federal é realizada online, através do Portal Redesim. O primeiro passo é preencher o Documento Básico de Entrada (DBE) ou o Protocolo de Transmissão da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ), conforme cada caso. O Coletor Nacional da Redesim possui todas as instruções de preenchimento e navegação. Após o preenchimento, será emitido o recibo da solicitação, o qual deve ser impresso ou salvo digitalmente.
Com o DBE em mãos, será necessário unir toda a documentação requisitada e submetê-la para análise do órgão de registro. Via de regra, os órgãos de registro, que no caso de escritórios de arquitetura são as Juntas Comerciais, são integrados à Redesim e executam a abertura dos CNPJ. Se o órgão de registro não estiver cadastrado, a documentação é submetida diretamente à Receita Federal. No geral a documentação solicitada é:
A Inscrição Estadual só é necessária para empresas que envolvem comércio, ou seja, se o seu escritório trabalhar com venda de produtos, essa inscrição será necessária. Caso contrário, apenas a Inscrição Municipal é requerida, pois ela trata de empresas que oferecem serviços. Essa inscrição é realizada junto a Prefeitura do município onde o escritório está localizado e vai fornecer o número de identificação municipal, o qual representa a permissão para o seu negócio funcionar. Essa identificação também é conhecida como Cadastro do Contribuinte Mobiliário (CCM).
A Inscrição Municipal identifica a sua empresa no Cadastro Tributário Municipal, que está diretamente conectado ao Imposto sobre Prestação de Serviço (ISS), logo a Inscrição é necessária para a emissão de notas fiscais dos serviços prestados pela sua empresa. Se o escritório envolver comércio, a Inscrição Estadual será responsável por identificá-lo como contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
A Inscrição Municipal também é o primeiro passo para obter o Alvará de Funcionamento, o qual é necessário para todas as empresas que possuam movimentação de público. A localização oficial, chamada de endereço fiscal, deve ser um imóvel próprio do empreendedor ou possuir permissão de uso do proprietário, como é o caso dos espaços de Coworking, que são locais que assumem o papel do endereço fiscal caso o escritório de arquitetura ainda não possua sede física.
Para solicitar o Alvará de funcionamento, geralmente é necessário:
No caso do endereço fiscal ser o mesmo do endereço residencial, é preciso tomar alguns cuidados. A Junta Comercial e a Receita Federal não são oficialmente contra a prática de uma atividade comercial ser iniciada em um endereço residencial, porém essa questão varia bastante de acordo com cada município. A possibilidade dessa fusão, bem como a necessidade de Alvará de Funcionamento vai depender de fatores como fluxo de pessoas, armazenamento de mercadorias e até existência de saídas independentes, dependendo de cada cidade.
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O cadastro no INSS, bem como o pagamento dos tributos, é necessário mesmo que o seu negócio possua apenas um sócio. A inscrição é obrigatória para trabalhador de carteira assinada, profissional liberal ou autônomo (exceto MEI, que não é o caso dos escritórios de arquitetura). A inscrição é feita através do site Meu INSS, clicando na opção “inscrever o INSS” e preenchendo os dados ou ligando para o número 135.
A inscrição é imediata, pois o número de inscrição do trabalhador (NIT) é gerado logo após a solicitação. O número do NIT é o mesmo do PIS, PASEP ou NIS, caso já tenha algum desses cadastros, verifique a necessidade de inscrição ou atualização.
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Abrir o CNPJ e colocar o escritório de arquitetura no mercado de trabalho é apenas o primeiro passo da jornada do arquiteto empreendedor. O verdadeiro desafio vem em seguida: manter a sua empresa ativa e viabilizar o seu crescimento. A pesquisa “Demografia das Empresas”, realizada pelo IBGE em 2017, aponta que 62% das empresas fecham após os cinco primeiros anos de funcionamento. Para pequenas empresas esse percentual sobe para 68,7%.
Mas por que isso acontece? Um estudo sobre a “Sobrevivência das empresas no Brasil”, realizado pelo SEBRAE em 2016, mostra que os empreendimentos são encerrados por diversas causas financeiras, dentre elas: falta de planejamento e falta de acompanhamento de despesas ou receitas. Ambos os problemas citados podem ser contornados através da elaboração de uma boa gestão financeira, portanto é fundamental que ela seja considerada desde o início do processo de abertura de um novo negócio.
A gestão financeira trata da administração, planejamento, controle e acompanhamento das finanças de um negócio. Ela busca a maximização dos resultados financeiros através de processos, métodos e ferramentas. A gestão compreende qual a situação atual da sua empresa, entende os seus objetivos, para então traçar estratégias que permitam alcançar as metas. Essas estratégias são referentes ao planejamento, o qual é responsável por garantir o crescimento da sua empresa.
O planejamento vai definir orçamentos, ações e investimentos, compatibilizando a estratégia de vendas e marketing para arquitetos com os recursos disponíveis e objetivos almejados. Após aplicar as estratégias é necessário acompanhá-las, identificando quais são os pontos fortes e fracos para adaptar as abordagens e alcançar os resultados requeridos. A gestão financeira também prevê o planejamento tributário, responsável por lidar com todas as taxas e tributos legais da empresa.
Além disso, a gestão é responsável pelo controle e acompanhamento dos dados financeiros, o que vai garantir a consistência do seu escritório de arquitetura no mercado de trabalho. É através das ferramentas de controle como gestão do fluxo de caixa e gestão de crises que o gestor será capaz de tomar medidas preventivas contra imprevistos, tomar decisões conscientes e acompanhar o mercado como um todo, para manter o seu escritório competitivo no mercado.
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Como vimos anteriormente, o planejamento elaborado pela gestão financeira abrange a estratégia de vendas e o marketing para arquitetos. Essas duas disciplinas vão acompanhar o funil de vendas do cliente e guiá-los ao fechamento de contratos. Logo, elas são diretamente responsáveis pelo fluxo de projetos de arquitetura e, consequentemente, pela receita gerada pelo seu negócio.
O funil de vendas representa a jornada do cliente durante o processo de compra. Esse processo é dividido em etapas que filtram as pesquisas e reduzem opções conforme se sucedem, por isso ele é representado como um funil. O topo do funil representa o momento que o cliente está considerando contratar um serviço. Por ser o início do processo, a pesquisa é abrangente e é papel do marketing para arquitetos atrair e interessar o cliente para o seu negócio.
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O marketing é a principal ferramenta para alcançar novos clientes e parcerias. É através dele que o seu escritório será capaz de explorar novos mercados, fora da sua rede de contatos, ampliando o seu networking de forma consciente, ter independência e assumir uma posição ativa na aquisição de clientes, além de gerar autonomia de mercado, destacando o seu escritório como referência e aumentando as possibilidades de contrato.
O marketing é um processo responsável por entender o seu produto, o seu cliente, e então gerar uma comunicação que conecta essas duas entidades, possibilitando a troca de valores entre consumidores e fornecedores através da atividade de compra, a qual deve ser benéfica para ambas as partes. A elaboração de um marketing para arquitetos assertivo considera diversas variáveis, são elas:
Ao conjugar essas variáveis e personalizá-las, é possível traçar estratégias poderosas de marketing, atraindo e interessando clientes para as próximas etapas do funil de vendas. Vale lembrar que essas estratégias devem ser acompanhadas através das métricas, para avaliar os pontos fortes e fracos e adaptar abordagens. As principais métricas para acompanhar nas mídias sociais são: alcance, engajamento, volume (quantas pessoas falam da sua marca) e tráfego de redes (quantas pessoas chegam ao seu site através das mídias sociais).
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Após atrair os clientes para as etapas posteriores do funil, está na hora da estratégia de vendas entrar em ação. O centro do funil representa a etapa que o cliente considera o seu escritório como opção, são os chamados leads - pessoas que iniciam contato com o seu escritório e são clientes em potencial. Nessa etapa é importante se relacionar com o cliente e fazer a qualificação, ou seja, identificar se ele realmente se encaixa na sua persona.
A qualificação é responsável por extrair informações. É importante fazer perguntas assertivas para verificar se esse lead é qualificado e também entender qual é o objetivo do cliente e quanto ele está disposto a investir, identificando se esses dados correspondem com os serviços oferecidos pelo seu escritório de arquitetura. Se sim, é importante que você deixe o próximo passo com data marcada: a reunião de briefing, a qual é responsável por entender o objetivo do cliente a fundo e apresentar os serviços do escritório.
A próxima etapa é responsável por converter o cliente, é a oportunidade de fechamento de contrato através da reunião de briefing e apresentação da proposta de valor do seu escritório. Quanto mais detalhada for a qualificação, mais assertiva será a etapa de conversão. Se possível, entenda com antecipação o que o cliente considera como dor e ganho e quais são suas referências, assim você poderá personalizar a proposta de valor e argumentar possíveis objeções, aumentando as chances de fechamento de contrato.
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A apresentação da sua proposta de valor é muito importante, pois é ela que vai “encantar” o consumidor. Envolva o seu cliente narrando a história dele, mostrando os problemas por trás dos seus objetivos e se posicione como a solução. Também é importante falar sobre o seu escritório, pontuar detalhadamente os benefícios oferecidos, explicar o cronograma de trabalho, anexar depoimentos de outros clientes, para então mostrar os respectivos valores que ele investirá nos seus serviços.
Com isso, será possível guiá-lo ao fundo do funil, o qual representa a tomada de decisão e contrato, tornando aquele lead em um cliente convertido. É importante ressaltar que o acompanhamento se mantém até o final do processo, mesmo após os serviços serem finalizados. Isso porque o cliente continua com dúvidas e tomar esse cuidado pode gerar oportunidades de indicação dos seus serviços, ampliando o seu networking.
A estratégia de vendas, assim como as estratégias de marketing, também deve ter o seu desempenho acompanhado de perto, possibilitando a adaptação e aprimoramento das técnicas. É importante pedir feedback dos seus clientes, mesmo os que não fecharam negócio, perguntando onde o seu escritório pode melhorar, e acompanhar métricas como: taxa de qualificação, taxa de conversão, taxa de perda, custo de aquisição, tempo médio de fechamento e ticket médio.
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Antes de definir o local ou imóvel que será a sede do seu escritório de arquitetura, é necessário tomar alguns cuidados. Primeiramente, é necessário conferir se a receita para investimento é compatível com os objetivos do seu escritório através da gestão financeira. Após conciliar as suas metas com os recursos disponíveis, preste atenção nos seguintes pontos para evitar prejuízos com regularizações e dificuldades:
Necessidades operacionais: certifique-se que o imóvel ou local atende as necessidades em relação aos serviços de água, luz, esgoto e transporte, bem como caracterização da vizinhança e capacidade de instalação.
Acesso e estacionamento: verifique se o imóvel possui boas condições de acesso e estacionamento, tornando as possíveis adaptações desses elementos menos onerosas ou desnecessárias.
Zona de risco: verifique se o imóvel está próximo ou inserido em zonas de risco de inundação ou deslizamento.
Regularização na prefeitura: certifique-se que o imóvel não sofreu alterações na área construída que necessitem de regularização, bem como se possui o habite-se, documento que autoriza o início da utilização efetiva do imóvel.
Zoneamento do Plano Diretor: certifique-se que o seu imóvel está inserido em área que permite o uso comercial.
IPTU: verifique se o pagamento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) está em dia.
Legislações locais: verifique se o imóvel está sujeito a outras legislações locais, como normas do Corpo de Bombeiros Militar, licenciamento de placas e letreiros, dentre outros.
Um escritório de arquitetura com uma boa estrutura física conta com os seguintes cômodos: recepção, sala de trabalho (operacional), sala administrativa, sala de reunião, copa e banheiros. Dentre os equipamentos e materiais necessários, é importante sublinhar: mobiliário de trabalho e armazenamento, computadores, impressoras, materiais de desenho, telefone, internet e uma decoração que combine com a identidade do seu escritório.
Ainda que você atue como autônomo e realize a parte operacional em sua própria casa, será necessário contar com um espaço profissional para receber os clientes e causar boa impressão, além de dispor de um local que será cadastrado como endereço fiscal na regularização da sua empresa. Se você ainda não possui recursos ou se abrir o próprio espaço não é vantajoso para o seu escritório agora, considere utilizar um espaço de Coworking, você pode encontrá-los em sites como o Coworking Brasil, por exemplo.
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A operação do seu escritório de arquitetura vai depender da composição da sua equipe e como ela funciona. Se você for autônomo, identifique quais serviços poderiam ser terceirizados para facilitar a sua rotina e torne isso um objetivo. Até mesmo em casos de sociedade é necessário observar como a equipe se comporta e planejar a sua ampliação de acordo com a necessidade do escritório.
Mesmo que o seu escritório seja em sociedade, a operação dele sempre vai depender de pessoas externas. O produto arquitetônico resulta do serviço de vários profissionais, sejam eles de áreas correlatas, como engenheiros e eletricistas, da própria área, como arquitetos especialistas, designers de interiores e paisagistas, ou fornecedores. Portanto é essencial que você cultive o seu networking profissional, identificando e fidelizando bons parceiros que vão agregar qualidade aos seus serviços e agilizar processos.
A operação do seu escritório também está relacionada aos softwares utilizados. Identifique quais programas são mais utilizados no seu nicho, isso facilita a compatibilização de dados entre os profissionais relacionados ao projeto. É importante que toda a sua equipe esteja capacitada e domine os principais softwares da área, pois isso interfere muito na dinâmica do escritório. Caso você ou alguém da equipe não possua domínio em algum programa em específico, coloque o curso de especialização como meta na gestão financeira.
Por fim, o ponto mais importante na operação do seu escritório é projetar. A projetação está diretamente relacionada com o processo criativo, o qual identifica etapas e métodos para se alcançar a solução de um projeto de arquitetura. O processo criativo é muito individual, porém ele possui fases em comum entre os projetistas e é importante que você tenha conhecimento dessas etapas para operar o seu escritório de forma eficiente e natural:
Com todos esses conhecimentos e ferramentas, você possui tudo o que é necessário para abrir o seu escritório de arquitetura acertadamente e construir uma carreira próspera! A Vobi está ao seu lado para te auxiliar na gestão e operação do seu escritório de forma simples e intuitiva, disponibilizando ferramentas, conteúdos e cursos para garantir o seu sucesso nessa jornada. Se aprofunde ainda mais em cada um dos tópicos através do conteúdo que selecionamos para você e comece agora a construir o seu sonho!
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