May 3, 2023

PMO: Aprenda a alavancar os lucros e resultados da sua empresa

Monitorar os projetos realizados em uma empresa para garantir sua conclusão com eficiência, agilidade e gerar economia de custos, nem sempre é uma tarefa fácil. Para auxiliar nesse aspecto, muitas empresas contam com a adoção do PMO. Mas o que é isso? O PMO é uma medida organizacional que desempenha um papel fundamental na padronização e melhoria dos processos de gerenciamento de projetos, fornecendo suporte, diretrizes e governança.

Se acha que essa pode ser a solução dos problemas de gerenciamento de projetos da sua empresa, esse artigo é para você! Nele abordaremos mais a fundo o que é um PMO, suas principais funções e benefícios, e como ele pode contribuir para o sucesso dos projetos e o alcance dos objetivos estratégicos da empresa

O que é PMO?
Qual a função de um PMO na construção civil?
Qual é a diferença entre o papel do PMO e do Gerente de projetos

Aproveite a leitura!

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O que é PMO?

Ao pesquisar o significado da sigla PMO, percebe-se que diferente do que muitos acham, não se trata de uma qualificação profissional. A sigla vem do inglês e pode ser traduzida como “Project Management Office”, ou seja, é o escritório de projetos de uma empresa. Esse escritório ou departamento é responsável por estabelecer e manter as melhores práticas de gestão de projetos, padronizar metodologias, fornecer orientação e suporte aos gerentes de projetos e garantir que os projetos sejam executados de forma eficaz e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

No entanto essa sigla também pode ser atribuída ao profissional que trabalha diretamente com o departamento de projetos, esse seria então o “Project Management Officer”, porém com a consoante “r” no final, sendo então, correto chamar esse profissional de PMO.

Esse profissional pode atuar em vários níveis da organização, utilizando métricas como KPI (indicadores-chave de desempenho), para medir o nível de eficiência na execução dos projetos.

É no Project Management Office que se concentra a estrutura organizacional responsável por criar a metodologia e guardar todo material referente à Gestão de Projetos de uma organização, além disso, esse setor da suporte aos gerentes de projetos, reduzindo a carga de trabalho dessas pessoas e garantindo que os projetos obtenham sucesso à longo prazo.

Essa necessidade de gerenciamento e organização de processos, surgiu no início dos anos 60, quando as organizações perceberam a necessidade de uma abordagem mais formalizada e estruturada para gerenciar projetos, a fim de aumentar a eficiência, garantir o cumprimento de prazos e orçamentos, e alcançar os objetivos estratégicos.

Nesse sentido o PMO, veio como a solução para empresas que enfrentavam problemas para alcançar suas metas, sejam elas de tempo, prazo ou escopo. As falhas em projetos podem ocorrer devido a uma série de erros, como planejamento inadequado, estimativas incorretas e outros motivos evitáveis. Nesse sentido, o PMO entra como um recurso para não só evitar as falhas ao longo do processo, mas para garantir o sucesso do projeto.

o Project Management Office é um setor dentro da empresa que desenvolve processos e modelos de trabalho, nesse sentido entendemos que sua atuação pode se dar de três maneiras diferentes, são elas:

‍PMO Diretivo:

O PMO diretivo atua gerenciando os projetos diretamente, alinhando-os com os objetivos estratégicos da organização. Ele é geralmente responsável por estabelecer políticas, diretrizes e padrões para o gerenciamento de projetos, além de monitorar o desempenho dos projetos em relação aos objetivos organizacionais.

‍PMO Consultivo:

O PMO consultivo atua como um consultor interno, dando suporte direto ao gerente de projetos. Ele fornece expertise e melhores práticas em gerenciamento de projetos, oferecendo conselhos e recomendações para melhorar o desempenho dos projetos e programas. O PMO Consultivo também pode fornecer treinamento, orientação em processos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, como também realizar revisões e auditorias para garantir a conformidade com as políticas e padrões estabelecidos.

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PMO de Controle:

O PMO de Controle é responsável pelo monitoramento e controle dos projetos em uma organização. Ele supervisiona a conformidade com as políticas, procedimentos e padrões de gerenciamento de projetos estabelecidos pela organização. O PMO de Controle garante que os projetos estejam seguindo os planos estabelecidos, cumprindo prazos, orçamentos e qualidade esperada, além de identificar e mitigar riscos e problemas.

Apesar de terem semelhanças entre si, os PMO’s se diferem entre suas responsabilidades. O PMO Diretivo estabelece a visão estratégica do gerenciamento de projetos na organização, o PMO Consultivo fornece suporte e consultoria aos projetos, e o PMO de Controle é responsável pelo monitoramento e controle dos projetos em conformidade com as políticas e padrões estabelecidos. Cada tipo de PMO pode ser aplicado de acordo com as necessidades e objetivos específicos de uma organização. Cabe ao gestor decidir qual opção mais se adequa às suas necessidades.

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Uma vez implantado em sua organização, é possível esperar alguns benefícios com a prática do PMO, como:

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Contenção de gastos:

As empresas que têm o PMO implantado, puderam observar melhorias significativas no que diz respeito ao desempenho dos projetos, com 33% dos projetos sendo entregues com orçamento abaixo do esperado gerando grande economia para a empresa.

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Alinhamento dos objetivos:

Empresas que aderiram ao PMO, notaram aumento de 43% no alinhamento de projetos com objetivos estratégicos.

Lugares sem o PMO implantado permite que os pequenos grupos ou setores da organização se acomodem com pequenas melhorias e correção nas estratégias que dão errado. Com o PMO implantado, é possível que o profissional tenha uma visão macro da coisa, podendo gerenciar e nortear as equipes para alcançar o objetivo em conjunto.

Aumento de produtividade:

Empresas com PMO implantado observaram aumento de 25% na produtividade de seus colaboradores. O principal motivo é que com os indicadores-chave de desempenho, fica mais fácil monitorar o desempenho da equipe e permitir que se concentrem no que é mais importante.

‍Melhoria na experiência do cliente:

Melhorar a experiência do cliente com entregas antes do prazo e redução de custos é um bônus que definitivamente fideliza os consumidores. Em empresas com PMO, houve aumento de 27% no índice de satisfação do cliente.

‍Projetos mais eficientes:

Foi notado diminuição de 25% dos projetos mal sucedidos, que sugere que houve aumento significativo da eficiência e muito menos tempo desperdiçado.

O PMO ajuda a identificar os erros durante o processo e planejar medidas para evitar o fracasso, minimizando que tempo e esforço sejam empregados de forma errônea. Com esses ajustes, os projetos da empresa tendem a ter menor taxa de fracasso alavancando o negócio a médio e longo prazo.

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Qual a função de um PMO na construção civil?

A implantação do PMO em setores da construção civil tem sido uma solução de baixo custo em vista dos benefícios, já que contribuem significativamente para o sucesso das empresas. Nesse ramo, não existe um modelo que sintetize todas as necessidades da construção civil, mas é uma forma de estruturar diversos elementos ligados ao planejamento, orçamento e controle de obras. Entre as funções importantes que o PMO pode desempenhar no ramo da construção civil, podemos destacar:

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Gerenciamento eficaz de projetos:

O PMO é responsável pela definição, implementação e acompanhamento de processos e metodologias de gerenciamento de projetos que podem ser aplicados na construção civil. Isso inclui o desenvolvimento de padrões e diretrizes, estabelecimento de fluxos de trabalho, monitoramento do progresso dos projetos e garantia de que os projetos estejam em conformidade com os objetivos e requisitos estabelecidos. Estabelecer práticas como: Definir os objetivos do PMO; Desenvolver processos e templates; Estabelecer diretrizes e padrões; Fornecer treinamento e suporte; Monitorar e controlar projetos e Realizar revisões, pode ser o caminho para gerenciar os projetos de forma eficaz. Este é um processo de aprendizado contínuo, portanto sempre deve ser revisto e reestruturado a fim de acompanhar as necessidades do mundo corporativo moderno.

Alinhamento da qualidade do produto final:

Através do PMO, é possível garantir que os projetos na construção civil sigam padrões e diretrizes estabelecidos, garantindo a qualidade e consistência nos processos e entregas. Isso pode incluir a definição de metodologias de gestão de riscos, garantia da qualidade dos processos do projeto e monitoramento do cumprimento dos procedimentos e prazos estabelecidos.

Gestão de portfólio:

A gestão de portfólio é uma função do PMO que envolve o planejamento, coordenação e monitoramento de um conjunto de projetos e programas para garantir que eles estejam alinhados com os objetivos da construtora. Ela pode ser aplicada na construção civil com eficiência, uma vez que muitas vezes os projetos de construção estão interconectados e têm impacto direto nos resultados de negócio de uma empresa de arquitetura ou construtora. Realizar a implantação do PMO nesse caso pode envolver a análise de riscos, recursos, orçamentos e prazos para garantir a alocação adequada de recursos e o cumprimento dos objetivos estratégicos da organização.

Monitorar e controlar a execução da obra:

O PMO pode implementar um sistema de monitoramento e controle dos projetos de construção civil, acompanhando o progresso dos projetos, o desempenho em relação aos prazos e orçamentos, o cumprimento das diretrizes e padrões estabelecidos, entre outros aspectos. Esse monitoramento pode ser feito através da coleta de dados como monitoramento do avanço do projeto ou obra, cálculo da produtividade, monitoramento dos riscos e etc. Isso permite uma visão clara do status dos projetos e possibilita a tomada de decisões assertivas em caso de desvios.

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Qual é a diferença entre o papel do PMO e do Gerente de projetos

O Project Management Office e o gerente de projetos possuem funções diferentes e não podem ser confundidos dentro de uma empresa. Enquanto o PMO é responsável por estabelecer políticas, processos, padrões e ferramentas de gerenciamento de projetos, ele também pode fornecer suporte na seleção, priorização e execução de projetos. É função do PMO também pode ser responsável pela capacitação e treinamento de equipe, gestão de recursos, monitoramento de desempenho, relatórios e apoio na tomada de decisões estratégicas relacionadas a projetos e portfólio de projetos.

Por outro lado, quando falamos de gerente de projetos, nos referimos ao profissional responsável por liderar determinados projetos do início ao fim. Ele é responsável pelo planejamento, execução, e controle do projeto, assegurando que os objetivos sejam alcançados dentro dos prazos, orçamentos e padrões de qualidade estabelecidos. O gerente de projetos trabalha em estreita colaboração com as partes interessadas do projeto, coordena as equipes envolvidas, gerencia riscos, toma decisões, comunica-se com os membros da equipe e com as partes interessadas, e é responsável pelo sucesso geral do projeto.

Sendo assim, é possível afirmar que ambos os profissionais trabalham em conjunto com um objetivo em comum: o sucesso do projeto. A diferença é que o PMO atua em um nível mais estratégico e amplo, agindo como um norteador no nível macro da organização, enquanto o gerente de projetos atua em nível tático e operacional, sendo o líder direto do projeto e liderando equipes menores.