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Descubra como a lista de tarefas pode aumentar sua produtividade e reduzir o estresse. Organize sua rotina de trabalho de forma eficiente com essas dicas.
Gerenciar todas as tarefas que precisamos fazer durante o dia nem sempre é fácil, principalmente quando há várias distrações no decorrer do dia, entre elas o TikTok e o Instagram, afinal quem nunca sentou para dar uma olhadinha nas novidades e quando se deu conta, já havia passado duas horas do seu dia? Ou ainda, devido a correria do dia-a-dia já se esqueceu de pagar uma fatura e percebeu isso dias ou semanas depois? Bom, o resultado disso provavelmente vai ser atribuído na próxima fatura…Felizmente, existe uma ferramenta simples e popular para ajudar a gerenciar as tarefas e manter-se organizado, estamos falando da lista de tarefas.
Sem uma lista de tarefas clara e com todas essas distrações é fácil procrastinar ou se esquecer de algo e ao fim do dia perceber que não foi possível realizar tudo o que tinha se proposto a fazer, e aí se instala o sentimento de sobrecarga ou uma sensação de desorganização e falta de produtividade. E as consequências disso podem ser prejudiciais para sua vida pessoal e para seu trabalho.
Neste artigo, vamos explorar os benefícios de ter uma lista de tarefas, como ela pode ajudá-lo a se manter organizado e produtivo, e algumas das melhores práticas para criar e usar listas de tarefas efetivamente.
Aproveite a leitura!
Quais são os benefícios de uma lista de tarefas?
Criar uma lista de tarefas pode ser uma maneira simples, mas poderosa, de gerenciar nossas tarefas diárias e manter-nos organizados e produtivos. E gera diversos benefícios para quem tem o hábito de usá-las. Como por exemplo:
Sensação de dever cumprido:
A sensação de realização ao concluir uma tarefa é uma das principais razões pelas quais as listas de tarefas são tão benéficas. Quando completamos uma tarefa e a riscamos de nossa lista de tarefas, isso pode nos dar uma sensação de satisfação e realização. Essa sensação de realização pode ser especialmente importante quando estamos lidando com tarefas difíceis ou desafiadoras.
Já reparou que quando concluímos uma tarefa que parecia desafiadora, nos sentimos mais dispostos a cumprir as demais atividades? Isso acontece porque quando riscamos uma atividade da nossa lista (mesmo que mentalmente) liberamos em nosso corpo um poderoso motivador: A dopamina, que é um neurotransmissor que está relacionado a uma série de funções cognitivas e comportamentais, incluindo motivação, prazer e recompensa.
Por isso, à medida que completamos mais e mais tarefas, a dopamina é liberada e sentimos que estamos progredindo e realizando nossos objetivos, o que pode aumentar nossa autoconfiança e autoestima.
Ajuda a reduzir o estresse:
De acordo com o neurocientista Daniel Levitin, os seres humanos conseguem gerenciar apenas quatro pensamentos por vez no cérebro, por isso tentar lembrar de todas as tarefas que precisam ser feitas no dia-a-dia pode ser cansativo ou até mesmo inviável gerando aquele sentimento de estresse e sobrecarga.
No entanto, ao criar uma lista de tarefas, podemos ter uma visão clara do que precisamos fazer e em que ordem de prioridade. Isso pode nos ajudar a planejar melhor nossas tarefas e a reduzir a sensação de que estamos nos esquecendo de algo importante.
Além disso, quando concluímos as tarefas em nossa lista, podemos sentir uma sensação de alívio e redução do estresse, como se tivéssemos liberado um espaço na nossa mente, sabe? e isso pode nos ajudar a manter a calma e a lidar melhor com outros desafios em nossas vidas pessoais e profissionais.
Evita a procrastinação:
Sabe aquela tarefa que precisa ser feita, mas pode esperar um pouco mais, então ela fica armazenada naquele canto do seu cérebro como uma notificação que nunca vai embora? Saiba que esse incômodo vai permanecer até que essa tarefa seja concluída.
Então que tal colocar na sua lista de tarefas aquela limpeza que precisa ser feita no seu guarda-roupa ou agendar aquela manutenção preventiva no seu carro? Realizar essas tarefas pode ajudar a aumentar o nível de satisfação e liberar aquele espaço na nossa mente para o que mais importa.
Ajuda com o foco:
Ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo podemos ter a sensação que estamos sendo produtivos. No entanto, dividir sua atenção com várias tarefas não funciona. De acordo com estudos realizados na universidade da Califórnia, em Irvine, interromper atividades resulta em maior estresse e frustração.
Além disso, deixar tarefas incompletas levam ao “efeito Zeigarnik”. Essa teoria psicológica sugere que as pessoas têm uma melhor lembrança de tarefas incompletas do que de tarefas completas. Essa teoria afirma que as tarefas incompletas são lembradas com mais clareza e frequência do que as tarefas concluídas.
Para evitar que isso aconteça, podemos adotar a lista de tarefas com tudo o que precisamos fazer, permitindo que nosso cérebro crie a sensação de que já lidou com essas tarefas. Dessa forma podemos ter a oportunidade de nos concentrarmos nas tarefas que são prioridade, além disso, a lista de tarefas pode ajudar a reduzir a carga mental que sentimos em relação às tarefas incompletas. Quando lembramos de todas as tarefas que precisamos realizar, elas podem se acumular em nossa mente, aumentando nossa ansiedade e estresse. No entanto, quando escrevemos as tarefas em uma lista, podemos liberar essas tarefas da nossa mente, tornando mais fácil focar em uma tarefa de cada vez.
Evita esquecimentos:
Ao criar uma lista de tarefas, podemos identificar todas as tarefas e etapas que precisam ser realizadas em uma determinada tarefa ou projeto. Isso pode nos ajudar a evitar erros ou omissões, já que teremos uma visão completa das etapas necessárias para concluir a tarefa.
Ao fazer uma lista de tarefas para se programar para aquela merecida viagem internacional, dificilmente você se esquecerá de levar o passaporte ou de organizar transporte do aeroporto para o hotel, certo? E se isso é feito com viagens e funciona, porque não levar essa prática para o dia-a-dia e evitar possíveis esquecimentos? Fazer uma lista de tarefas acaba reduzindo a probabilidade de erros ou problemas futuros.
Como criar uma lista de tarefas efetiva?
Como vimos, os benefícios de adotar uma lista de tarefas no dia a dia são diversos, mas criar uma lista que funcione envolve mais do que simplesmente escrever o que vai fazer no dia, isso até pode funcionar, mas experimente algumas dicas que listamos abaixo que podem tornar esse processo mais eficaz:
Defina o método mais eficaz:
O primeiro passo rumo à organização da sua vida é decidir como vai registrar essas atividades. Há quem prefira escrever em papel, agenda, post-its ou cadernos, e não há problema algum com isso. No entanto, considere antes que essa ferramenta precisa ser prática e de fácil acesso a qualquer momento do seu dia, caso contrário, não servirá para muita coisa. E se carregar um caderno ou agenda para onde quer que você vá, não parece uma opção muito prática, considere adotar ferramentas mais práticas, como aplicativos ou softwares para te ajudar com isso.
As formas digitais de monitorar suas tarefas diárias oferecem alguns benefícios que os meios físicos não oferecem. Como por exemplo:
- Ter uma lista on-line permite que ela possa ser acessada de qualquer dispositivo, pois muitas vezes estão salvas em uma conta na nuvem;
- É possível definir lembretes para realizar as tarefas, esquecimentos nunca mais!
- Organize suas tarefas por ordem de prioridade ou prazo através de marcadores;
- Fica mais fácil de editar as tarefas, adicioná-las ou removê-las conforme a necessidade
- Se a atividade for laboral, é possível compartilhar com demais integrantes do grupo ou vincular responsáveis, assim todo mundo fica por dentro dos prazos e atividades atribuídas a cada integrante.
- Quanto mais detalhada a tarefa melhor, e algumas dessas listas online oferecem a possibilidade de atribuir subtarefas a cada item da lista. Dessa forma fica mais fácil gerenciar o trabalho quando este está disposto em etapas menores.
Não deixe para depois a anotação que você pode fazer agora!
Lembrou de algo que precisa fazer? Então anote em sua lista de tarefas o mais rápido possível. Fazer isso evita possíveis esquecimentos. Depois de registrar essa tarefa, você permite que seu cérebro se concentre no que é mais importante no momento.
Defina prazos e metas:
Quanto mais tempo se tem para realizar a tarefa, provavelmente também levaremos mais tempo para concluí-la, esse é o princípio da lei de Parkinson, que afirma que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão. A lei foi formulada pelo historiador britânico Cyril Northcote Parkinson em um ensaio publicado em 1955, onde ele observou que as burocracias tendem a se expandir constantemente, independentemente de sua eficiência, para preencher o tempo e o dinheiro disponíveis.
A Lei de Parkinson pode ser aplicada a muitas áreas da vida, incluindo a produtividade no ambiente de trabalho e a gestão do tempo. Por exemplo, se uma pessoa tem um dia inteiro para concluir um relatório, é provável que ela leve o dia todo para concluí-la, enquanto se a mesma tarefa fosse atribuída com um prazo mais apertado, ela poderia ser gerenciada para ser finalizada um pouco antes do prazo de entrega.
Por isso é importante definir metas de entrega e prazos para suas tarefas, isso ajuda que elas sejam executadas em tempo hábil, evitando a procrastinação. Atribuir data de início e fim para cada tarefa, é uma das diversas funcionalidades que a plataforma Vobi oferece para te ajudar na gestão das suas tarefas e projetos.
Divida uma grande tarefa em em etapas menores:
Fazer aquela tarefa que você sabe que vai levar um bom tempo do seu dia pode te deixar desmotivado logo de cara, levando à procrastinação e te deixando frustrado. Para evitar que isso aconteça, separe essa tarefa em subitens com metas alcançáveis, dessa forma seu trabalho fica mais fácil de ser gerenciado e concluído.
Não crie uma lista de tarefas inatingível:
Pode ser tentador colocar diversas tarefas no seu dia para resolver e se ver livre delas de uma vez por todas. No entanto, fazer isso pode te deixar cansado e prejudicar o andamento das tarefas seguintes, por isso adicione na sua lista de tarefas apenas atividades gerenciáveis e possíveis de cumprir durante aquele dia.
Lembre-se de que adicionar tarefas gerenciáveis no seu dia evita que você fique sobrecarregado ou entregue um produto ou serviço com qualidade inferior do que entregaria em condições normais de trabalho.
Faça uma revisão constante:
Tire alguns minutos ao longo do dia para revisar o que já foi feito e o que precisa ser feito ainda. Dessa forma, é possível gerir melhor o tempo para realizar as tarefas, ou se necessário fazer modificações na lista de tarefas para que ela possa se ajustar da melhor maneira à sua rotina.
Com essas dicas fica mais fácil criar uma lista de tarefas eficiente e prática para sua vida pessoal e trabalho.
Gerencie sua lista de tarefas na Vobi
Está complicado se lembrar e gerenciar todas as atividades cotidianas do seu escritório? Não se preocupe, a Vobi também te ajuda com isso. Na plataforma Vobi, você pode utilizar a ferramenta de gestão de tarefas que permite ter maior controle das tarefas do dia-a-dia. E fazer isso ficou muito fácil, com apenas alguns cliques é possível adicionar todas as pendências, reuniões e tarefas do seu dia. Veja os principais benefícios da gestão de tarefas da Vobi:
- Conferir e vincular responsáveis;
- Adicionar níveis de prioridade por tarefa;
- Definir uma data de início/fim da tarefa;
- Fazer checklist de subtarefas;
- Contabilizar horas trabalhadas por tarefa;
A gestão de tarefas é uma funcionalidade importante em qualquer ambiente de trabalho, pois permite que as equipes organizem suas atividades, estabeleçam prazos e responsabilidades, acompanhem o progresso das tarefas e comuniquem-se de forma clara e eficiente.
Na plataforma Vobi, é possível criar tarefas, definir prazos e responsáveis, criar checklists através de subitens atribuídos dentro de cada tarefa, adicionar comentários e arquivos, entre outras funcionalidades. Além disso, é possível visualizar o status das tarefas e o progresso do projeto em uma única tela, o que facilita a gestão e tomada de decisões.
A gestão de tarefas da Vobi também contribui para a produtividade e a eficiência do trabalho em equipe. Com a possibilidade de monitorar o andamento das atividades, é possível identificar gargalos e oportunidades de melhoria, além de aumentar a transparência e a colaboração entre os membros da sua equipe.
Uma boa gestão de tarefas é a chave para o sucesso de um projeto, independentemente do tamanho ou complexidade do mesmo.
Solicite seu convite e comprove como a Vobi pode melhorar e muito a gestão do seus projetos e obras
Para saber mais sobre como utilizar a ferramenta de gestão de tarefas da Vobi, acesse:
Até a Próxima,
Equipe Vobi.
Referencias:
https://www.bbc.com/portuguese
https://www.showmetech.com.br/
https://monday.com/blog/pt/
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