Lei de Parkinson: Descubra como eliminar o inimigo da produtividade

Se você já se sentiu sobrecarregado ou percebeu que suas tarefas parecem sempre ocupar todo o tempo disponível, ou ainda se já se perguntou por que alguns projetos parecem nunca terminar, então você provavelmente já vivenciou a Lei de Parkinson em ação. Talvez você nem saiba do que se trata, mas pode vivenciar essa lei no dia-a-dia sem saber que está virando refém dos prazos.

Neste artigo, estudaremos a Lei de Parkinson em detalhes, explicando como ela funciona, como afeta nossa vida cotidiana e como podemos usá-la para nos tornarmos mais eficientes em nossas atividades diárias ou laborais.

Aproveite a leitura!

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O que é  a Lei de Parkinson?

Pense na seguinte situação: suponha que você arquiteto(a) receba uma tarefa de projetar um consultório para um cliente, mas sem um prazo definido. Se você não definir um prazo para a conclusão do projeto, é possível que ele se estenda por um período mais longo do que o necessário. É provável que acabe gastando muito tempo revisando o projeto, fazendo ajustes desnecessários ou pesquisando demais, tudo isso sem um prazo para se preocupar.

Porém, se definir um prazo razoável para a conclusão do projeto, isso pode ajudá-lo a se concentrar no trabalho que realmente importa, a estabelecer prioridades e a gerenciar melhor o seu tempo para entregar o projeto no prazo estipulado. Com um prazo definido, você pode trabalhar com mais eficiência, definindo metas diárias ou semanais e evitando a procrastinação. Esse é um típico exemplo da Lei de Parkinson que acontece com muito mais frequência do que imagina, e não, você definitivamente não está sozinho nessa. 

A Lei de Parkinson é um princípio que afirma que "o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização". Ela foi formulada por Cyril Northcote Parkinson, um historiador naval britânico, em 1955, em uma sátira no periódico The Economist, mais tarde publicou esse princípio  em seu livro "Parkinson's Law: The Pursuit of Progress". Essa foi uma virada de chave no mundo dos negócios e esclareceu muita coisa no que diz respeito ao gerenciamento eficiente do tempo, por isso esse princípio é conhecido até hoje. 

Em outras palavras, essa lei sugere que, se uma tarefa não tiver um prazo definido, ela provavelmente vai demorar mais do que o necessário para ser concluída, porque as pessoas tendem a usar todo o tempo disponível para realizar a tarefa. Por exemplo, se você tiver uma semana para terminar um projeto, é provável que você use toda essa semana para concluí-lo, mesmo que pudesse ter sido feito em menos tempo. E sabemos que é exatamente isso que acontece na prática (infelizmente).

Mas e se seu gestor te desse o mesmo projeto para conclusão em apenas três dias, acha que seria capaz de fazer? Provavelmente sim! Com um prazo mais enxuto, seu foco nesta tarefa iria aumentar consideravelmente e você provavelmente acharia atalhos e faria pequenos sacrifícios (como cortar aquela pausa para o cafezinho ou papear no setor ao lado) para concluir dentro do prazo determinado. Dessa forma, o grande insight é que  a Lei de Parkinson pode ser usada como uma ferramenta de gestão de tempo para te ajudar a ser mais produtivo e eficiente em sua carreira e vida pessoal.

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Como aplicar  a Lei de Parkinson?

É possível usar a Lei de Parkinson ao seu favor para usar o tempo disponível da melhor forma possível. Se estabelecer métodos de gerenciamento de tempo a fim de impedir que você mesmo use todo o tempo disponível para determinada atividade, poderá concluir mais rapidamente essa tarefa e aproveitar o tempo restante como quiser. Abaixo traremos algumas estratégias que podem te ajudar com isso, veja:

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Estabeleça um prazo realista:

Estabelecer prazos é uma boa técnica para aumentar a produtividade, pois ajuda a evitar a procrastinação. Quando você define um prazo para concluir uma tarefa, é forçado a se concentrar nas atividades mais importantes para atingir seu objetivo.

No entanto, é importante estabelecer prazos realistas. Estabelecer prazos muito apertados pode levar ao estresse, à ansiedade e à falta de qualidade no trabalho produzido. Por outro lado, prazos muito longos podem levar à ocupar este tempo com ações desnecessárias. Portanto, através com suas experiências com determinada atividade, ao longo do tempo, perceberá uma média de tempo que leva para concluí-las. A Partir disso poderá definir um prazo alcançável.

Uma ótima maneira de manter a motivação e aumentar a produtividade é se recompensar após alcançar uma meta. As recompensas podem ser qualquer coisa que seja motivadora para você, desde uma pequena pausa para um lanche até uma atividade que você gosta de fazer, como assistir a um filme ou passear com seu cachorro. Experimente cronometrar o tempo que leva para entregar determinada tarefa, e se conseguir dentro do prazo que determinou, é justo se recompensar, mesmo que com pequenos feitos. 

Use a técnica Pomodoro:

A técnica Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo útil para aumentar a produtividade e ajudar a alcançar metas. A técnica envolve dividir o tempo em blocos de 25 minutos (chamados de "pomodoros") e realizar uma tarefa específica durante cada bloco de tempo, sem interrupções.

Após cada etapa de 25 minutos, é feita uma pausa curta (cerca de 5 minutos) e, após quatro blocos de 25 minutos, é feita uma pausa mais longa (cerca de 15 a 30 minutos). A ideia por trás da técnica é que nosso cérebro se mostra mais eficiente quando se concentra em uma tarefa específica por um período limitado de tempo, com pausas regulares para descansar e reduzir a fadiga mental. Essas pausas e o tempo de trabalho podem ser ajustáveis dependendo de cada caso/indivíduo. 

Entenda quais são as prioridades através da matriz de Eisenhower: 

Quando não há prioridades bem definidas fica fácil investir tempo em energia em atividades que não são urgentes, mas são mais fáceis de fazer. Por isso, focar em prioridades é essencial para aumentar a produtividade e alcançar metas importantes. 

Diante disso, podemos aplicar a matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em quatro categorias: importante e urgente, importante mas não urgente, urgente mas não importante, e não importante nem urgente. 

As tarefas classificadas como importantes e urgentes devem ter prioridade máxima, pois são as que precisam ser concluídas imediatamente. 

Embora as palavras “importante” e “urgente” parecem ter o mesmo significado, entender a diferença entre elas é crucial. 

Tarefas urgentes são aquelas que precisam de atenção imediata, ou haverá consequências de não agir nesse momento. Esse é o tipo de tarefa que não se pode evitar ou procrastinar, fazer isso te deixará mais pressionado ou psicologicamente esgotado à medida que o prazo se aproxima. Como por exemplo: lidar com uma emergência no trabalho.

‍Tarefas importantes não necessariamente precisam que você tome providência imediata, mas ajudam a alcançar metas a longo prazo, como por exemplo desenvolver habilidades profissionais ou  planejar projetos a longo prazo.

Com isso em mente, defina em um plano cartesiano os quatro tipos de tarefas: as tarefas a fazer primeiro, as tarefas a agendar para mais tarde, as tarefas a delegar e as tarefas a excluir.

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1. Priorize tarefas urgentes e importantes: Essas tarefas precisam ser feitas o quanto antes e não podem ter prazos adiados , como , pagar uma conta vencida, ou atender uma demanda urgente de um cliente‍

2. Defina tarefas que são importantes, mas não tem urgência: são tarefas que são importantes, mas não precisam ser realizadas imediatamente. Elas podem ser planejadas e executadas em um momento mais conveniente. Por exemplo: dedicar tempo para atividades físicas, ou entregar um relatório no final do mês, sabendo que está ainda na primeira quinzena.‍

3. Defina as tarefas que precisam de urgência, mas não são importantes: são tarefas que precisam ser feitas rapidamente, mas que não têm grande importância. Muitas vezes, são tarefas que podem ser delegadas ou adiadas, como  lidar com demandas laborais que podem ser adiadas sem prejudicar o andamento de projetos importantes.‍

4. Não Importante, Não Urgente: são tarefas que não têm grande importância e não precisam ser realizadas imediatamente. Elas podem ser eliminadas ou adiadas indefinidamente, como navegar nas redes sociais sem propósito.

Vale ressaltar que focar em prioridades não significa ignorar tarefas menos importantes ou adiar tarefas que não são urgentes. Essas tarefas também precisam ser realizadas, mas devem ser realizadas em momentos em que não interfiram na realização das tarefas prioritárias. Ao estabelecer um equilíbrio entre as tarefas prioritárias e as tarefas menos importantes, é possível aumentar a produtividade e alcançar metas..

Dessa forma, com metas claras, fica mais fácil focar sua atenção  naquilo que realmente importa no momento, planeje-se!

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Quais os benefícios de aplicar  a Lei de Parkinson?

Os benefícios de se usar a Lei de Parkinson ao seu favor são vários, considere os principais:

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Mais tempo para você: 

Ao estabelecer prazos para as tarefas, é possível ter um melhor controle do tempo e evitar a procrastinação. Dessa forma, o tempo que leva para realizar as tarefas é reduzido, resultando em mais tempo para fazer o que você mais gosta ou para passar para próxima tarefa.

Priorização das tarefas: ao focar nas tarefas mais relevantes e com maior impacto, é possível evitar a dispersão de energia em atividades menos importantes.

Você mais motivado: quando seguimos um plano estruturado de trabalho, nos sentimos mais organizados e no controle das atividades.  após realizar essas  tarefas dentro do prazo estabelecido, sentimos um senso de realização e satisfação pessoal. Isso pode aumentar nossa autoestima e autoconfiança, o que por sua vez pode aumentar a motivação para trabalhos futuros.

Menos estresse: Um dos principais fatores que contribuem para o estresse no trabalho é a falta de controle sobre as tarefas e prazos, o que pode levar a uma sensação de estar sempre atrasado.

Ao estabelecer prazos para as tarefas e se concentrar nas mais importantes e urgentes, é possível ter um maior controle sobre o trabalho e evitar a sensação de sobrecarga que gera o estresse.

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Como melhorar sua gestão de tempo através da Lei de Parkinson e da Gestão de tarefas na Vobi

A Vobi pode te ajudar a gerir melhor o tempo, permitindo que você organize suas tarefas, priorize suas atividades, acompanhe o seu progresso e trabalhe de forma mais eficiente em equipe, tudo isso com poucos cliques! 

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Ao assimilar a Lei de Parkinson e associá-la a ferramentas de gestão de tempo fica muito mais fácil gerenciar seu tempo e escritório. Algumas das maneiras pelas quais a Vobi pode ajudá-lo a gerir melhor seu negócio incluem:

Organização: Com a Vobi, você pode criar listas de tarefas para cada projeto ou atividade, o que pode ajudá-lo a manter-se organizado e evitar esquecer tarefas importantes.

Priorização: A Vobi permite que você priorize suas tarefas com base na sua importância e urgência, além disso, é possível atribuir datas de início e conclusão dos projetos, o que pode ajudá-lo a focar nas tarefas mais importantes e garantir que elas sejam concluídas dentro do prazo.

Acompanhamento: Através da Vobi, você pode acompanhar o progresso das suas tarefas e identificar quais tarefas estão atrasadas ou precisam de mais atenção, o que pode ajudá-lo a identificar áreas onde você pode melhorar a sua produtividade.

Colaboração: A Vobi também oferece recursos de colaboração, permitindo que você trabalhe em equipe em projetos e atribua tarefas a outras pessoas. Isso pode ajudá-lo a dividir e delegar o trabalho e garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.

Dessa forma, sobra tempo para fazer o que você mais gosta ou investir esse tempo para crescer ainda mais o seu escritório. 

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Até a Próxima,

Equipe Vobi.

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Referências:

https://monday.com/blog/pt/

https://asana.com/pt/

https://www.siteware.com.br/

https://www.vobi.com.br/blog/gestao-de-tarefas

https://ajuda.vobi.com.br/pt-BR/articles/5708442-como-vincular-e-gerenciar-tarefas-no-cronograma-de-projetos

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