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Se você é arquiteto(a) ou engenheiro(a), sabe dos desafios envolvidos em um projeto, além de realizar todos os estudos pertinentes, briefing e elaborar as plantas, é necessário gerenciar o tempo e garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro do prazo estabelecido. Afinal, quem nunca extrapolou alguns prazos de entrega? Nesse contexto, saiba que criar um cronograma de projeto pode ser uma ferramenta essencial para o gerenciamento eficiente do tempo em projetos de qualquer porte ou complexidade.
Pesquisas recentes apontam que apenas cerca de 29% das empresas concluem a entrega dos projetos no prazo estabelecido. E o que diferencia essas empresas das demais “atrasadas” pode ser um cronograma de projeto bem elaborado e realista.
Se você está buscando maneiras de melhorar a gestão de seus projetos, este artigo pode te ajudar com isso, nele abordaremos que é um cronograma de projeto, quais os benefícios que ele pode trazer para qualquer projeto e como criá-lo e gerenciá-lo de forma eficiente com a Vobi. Ficou curioso?
Aproveite a leitura!
O que é cronograma do projeto?
O significado do termo “cronograma”, tem origem grega e é composto pelas palavras "chronos", que significa "tempo", e "grámma", que significa "escrita" ou "registro". Juntas, essas palavras formam "cronograma", que significa "registro de tempo" ou "tabela de tempo". Dessa forma, o cronograma de projetos surgiu com a necessidade de administrar e organizar as atividades, prazos e recursos empregados em um projeto. Essa ferramenta funciona como um diagrama ou recurso visual que auxilia a entender qual a ordem dos processos envolvidos em determinado projeto, do início ao fim.
Seja qual for o tipo de representação visual escolhida, essa ferramenta pode apresentar informações sobre as dependências entre as atividades, os recursos necessários para completar cada atividade e as datas de entrega dos resultados
Quando se cria um cronograma de projeto, é importante garantir que ele seja realista e que leve em consideração quaisquer riscos potenciais que possam afetar o projeto, os erros mais comuns neste caso são: subestimar a complexidade das tarefas, gerando atrasos na entrega, ou subestimar o custo de recursos, tarefas ou projetos inteiros o que pode levar a problemas financeiros significativos no orçamento. Por isso, realizar uma gestão cuidadosa e acompanhar de perto o cronograma podem ajudar a garantir que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento e dentro do prazo estabelecido.
O cronograma de projetos pode ser aplicado em diversos contextos diferentes, tanto para uso pessoal para te ajudar na gestão das tarefas diárias quanto para uso profissional e organizacional, e o que pode variar é o instrumento que se usa ao fazer um cronograma de projeto, já que ele pode ser feito através de planilhas, manualmente, ou se preferir através de softwares específicos para essa finalidade, o que é uma ótima opção para quem busca praticidade no dia a dia!
No que se refere à estrutura utilizada no cronograma, existem algumas amplamente conhecidas, como o diagrama de rede que é uma ferramenta visual que ajuda a gerenciar e planejar as atividades de um projeto, identificando as dependências entre as tarefas e determinando a sequência mais eficiente para realizá-las.
O diagrama de rede é composto por blocos conectados por setas que mostram a sequência, os prazos e as dependências das tarefas através das ramificações criadas. Esse tipo de cronograma de projetos, permite à equipe visualizar o caminho crítico do projeto, que é a sequência de tarefas que não podem ser atrasadas sem afetar o prazo final do projeto. Isso pode ajudar a equipe a priorizar as tarefas e alocar recursos da melhor maneira possível.
Outra forma de executar o cronograma de projetos, é utilizando o Gráfico de Gantt, que ajuda a representar visualmente o cronograma de um projeto, mostrando a duração de cada atividade e a sua relação com as outras atividades.
O Gráfico de Gantt é composto por uma barra horizontal que representa o tempo do projeto, e cada atividade é representada por uma barra vertical que se relaciona com o prazo em que a atividade é executada. O gráfico de Gantt, pode ser aplicado dentro de cada projeto, como uma forma de acompanhar e listar as etapas do processos envolvidos no projeto, e/ou pode ser usado como um cronograma geral, para acompanhar o andamento de todos seus projetos simultaneamente.
Existe ainda o cronograma de marcos, que é uma estrutura usada para gerenciar e rastrear os principais marcos e entregas de um projeto, que são eventos importantes ou resultados específicos que devem ser alcançados em um determinado período de tempo.
Uma das principais vantagens do cronograma de marcos é que ele ajuda a equipe do projeto a manter o foco nas entregas mais importantes e a gerenciar o tempo do projeto de maneira mais eficiente. Além de que, os marcos são uma maneira eficaz de apresentar o progresso do projeto e garantir que todos estejam alinhados em relação aos objetivos do projeto.
Quais as vantagens de ter um Cronograma de Projetos?
Um cronograma de projetos bem elaborado apresenta diversas vantagens para gerenciar seus próprios projetos ou de uma equipe inteira. Dentre os principais benefícios podemos citar:
É de fácil entendimento:
Um cronograma de projetos é uma estrutura visual simples e didática para a equipe entender o que precisa ser feito e quando, além de facilitar a identificação de atividades que necessitam de mais atenção e a previsão de prazos de entrega.
Ajuda a priorizar o que é mais importante:
É comum que equipes sem metas bem definidas ou claras, percam tempo em processos menos urgentes. Por isso, o cronograma de projetos ajuda a equipe a identificar as atividades críticas que devem ser concluídas dentro do prazo para garantir o sucesso do projeto. Isso permite que a equipe se concentre nas atividades mais importantes e tome medidas para evitar atrasos.
Atribuição equilibrada de tarefas:
O cronograma de projetos é uma ferramenta que ajuda a distribuir tarefas de forma mais equilibrada entre os membros equipe, pois permite que a gestão do projeto seja feita de forma mais clara e organizada.
O cronograma ajuda a identificar atividades que exigem mais esforço e dedicação, permitindo que a equipe se organize para executá-las. Assim, o cronograma de projetos pode contribuir para uma distribuição mais equilibrada de tarefas, evitando sobrecarga de trabalho em alguns membros da equipe e garantindo que todas as atividades sejam realizadas dentro do prazo previsto sem pesar para ninguém.
Visão clara do progresso:
O cronograma de projetos permite acompanhar a evolução das atividades em tempo real e comparar o que foi planejado com o que já foi realizado. Com o cronograma, é possível verificar se o projeto está seguindo o planejado, se existem atrasos ou adiamentos em alguma atividade e se cumprindo os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos. Além disso, é possível identificar como determinadas atividades podem afetar o andamento do projeto como um todo, permitindo concentrar esforços em resolver esses problemas e evitar atrasos. Dessa forma, o cronograma de projetos pode ajudar a ter uma visão clara do progresso do projeto e a garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo e com qualidade.
Metas e prazos que condizem com a realidade:
Para elaborar um cronograma de projeto, é preciso realizar uma análise detalhada do projeto e de todas as atividades que precisam ser executadas, estabelecendo as durações e prazos de cada uma delas. Dessa forma, é possível determinar o tempo necessário para a conclusão de todo o projeto.
Mas para isso é importante considerar os recursos disponíveis e a complexidade de cada atividade. E como já vimos, com o cronograma de projetos é possível identificar as atividades prioritárias, e, por consequência estabelecer metas realistas e factíveis para a conclusão dessas atividades. Portanto, o cronograma de projeto ajuda a garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e com qualidade, sem sobrecarregar a equipe ou comprometer a entrega.
Gerenciamento de recursos:
O cronograma de projetos pode ser uma ferramenta importante na definição do orçamento de um projeto. Ao definir as atividades e prazos de cada etapa do projeto no cronograma, é possível estimar os recursos necessários para cada atividade, incluindo os recursos humanos, materiais e financeiros.
Com base nas informações do cronograma de projetos, é possível determinar a quantidade de horas de trabalho necessárias para cada atividade, a quantidade de materiais e equipamentos necessários e o custo associado a cada uma dessas necessidades. Dessa forma, é possível ter uma visão clara do orçamento total do projeto e estabelecer uma estimativa mais precisa dos custos envolvidos.
Além disso, o cronograma de projetos permite acompanhar o progresso do projeto em tempo real e identificar possíveis desvios do orçamento. Com essa informação, fica mais fácil fazer ajustes no orçamento para manter o projeto dentro dos limites financeiros estabelecidos.
Como montar seu Cronograma de Projetos na Vobi?
Agora que você viu todos os benefícios envolvidos em ter um cronograma de projetos, fica difícil ignorar esse passo tão importante. Apesar do que pode parecer, montar um cronograma de projetos pode ser mais fácil do que imagina, apenas com alguns cliques é possível ter controle total das etapas de cada um dos seus projetos, evitando possíveis contratempos. Com a plataforma Vobi fica fácil e rápido fazer um cronograma de projetos e compartilhar o andamento do projeto com seu cliente, ficou curioso? Te mostramos o passo a passo!
Com a plataforma de gerenciamento de projetos da Vobi, você pode gerenciar seus projetos de duas maneiras:
- Tendo a visão geral de todos os projetos da sua empresa;
- Visualizando o cronograma detalhado de cada projeto específico;
Mas isso é apenas o começo, com a Vobi, você tem acesso à diversas funcionalidades disponíveis no cronograma de projetos, como:
✔️ Adicionar etapas;
✔️ Adicionar data de início e fim para cada uma das etapas;
✔️ Adicionar cores para melhorar a organização;
✔️ Visualizar as etapas na linha do tempo por dia, semanas ou meses;
✔️ Alterar a ordem e datas das etapas direto da linha do tempo;
✔️ Centralizar a linha do tempo para o dia atual;
✔️ Vincular tarefas a serem executadas em cada etapa.
Ao invés de perder horas a fim em planilhas e diagramas, com a Vobi, você pode definir etapas do seu projeto com um simples clique no botão “Adicionar Etapa” e nomear o campo como preferir. Também é possível adicionar previsões de início e conclusão de cada etapa, e atribuir cores a cada parte do processo para facilitar ainda mais a leitura e interpretação.
E o melhor é que essas etapas podem ser replicadas em outros projetos sem a necessidade de reescrevê-las. Isso economiza muito tempo!
A Vobi utiliza o gráfico de Gantt, que é a estrutura de cronograma de projetos mais utilizada atualmente. Com esse tipo de visualização fica fácil alterar a ordem e a data dos processos.
Ou se preferir, você pode visualizar seus projetos, através da linha do tempo, seja por dia, semana ou mês, tudo isso à um clique!
Quer que seu cliente fique por dentro de como está o andamento do projeto dele? Com o cronograma de projetos da Vobi, é possível compartilhar as informações do andamento do projeto com seu cliente. Ele fica por dentro de prazos, metas e previsões de entrega de cada etapa, mas não se preocupe, essas informações ficam disponíveis apenas para visualização, ou seja, ele não pode alterar suas modificações. Bacana, não acha?
Solicite seu convite e comprove como a Vobi pode melhorar e muito a gestão dos seus projetos.
Para saber mais sobre como montar um cronograma de projetos com a Vobi, clique aqui
Até a próxima,
Equipe Vobi.
Referências:
https://monday.com/blog/pt/
https://artia.com/
https://ajuda.vobi.com.br/pt-BR/articles/5509491-como-utilizar-o-cronograma-de-etapas#h_22c626967e
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