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A resposta para isso mudou a minha forma de gerir um negócio e vai mudar a sua também.
Infelizmente, a realidade é que a grande maioria dos donos de negócios de arquitetura e construção acreditam que são gestores, mas, na verdade, são apenas funcionários do seu próprio negócio.
Eles passam o tempo inteiro no operacional, apagando os incêndios do dia a dia e não conseguem fazer o mais importante:
Pensar no que vai levar o seu negócio para o próximo nível.
Se identificou?
O motivo para isso:
Não possuem os 2 pilares que são essenciais para qualquer negócio: Pessoas certas e Processos bem definidos.
Vou aprofundá-los nos próximos tópicos, mas já adianto para você, um resumo:
✅ Pessoas certas
Elas são a base de toda a estrutura, sem as pessoas certas, você termina o dia sempre apagando incêndios e preso no esforço diário de gerenciar os seus colaboradores.
Ao buscar por gente boa, essas são as duas principais características que observo:
(E aqui vai um spoiler: em breve teremos um conteúdo da Vobi Empreenda sobre como contratar!)
Você vai precisar ter boas pessoas no seu time e vai precisar direcioná-las com base nos objetivos a serem cumpridos. Somente assim você consegue escalar o seu negócio.
Por isso, de nada adianta ter as melhores pessoas se você não tiver clareza da sua estratégia e de como funcionam os processos da sua empresa.
✅ Processos
Todos os vetores do seu negócio precisam estar alinhados para que o seu time exerça sua força para o mesmo lado.
A lógica é bem simples:
Como estão os vetores por aí?
Quando as tarefas e atividades são padronizadas e com funções e responsabilidades claras, os principais resultados são otimizados.
Sem processos eficazes, você:
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Se você tem um plano a seguir, os seus colaboradores se sentem mais preparados para encarar suas demandas, tem mais foco e objetivos em comum.
Dessa forma vão estar sempre ocupados, mas nunca focados.
Moral da história: você só vai conseguir sair do operacional se você tiver processos muito bem definidos e pessoas boas e treinadas.
Nós próximos tópicos, eu vou compartilhar com você como transformar a sua gestão como empreendedor de Arquitetura e Construção, e exemplos práticos de como fazíamos na nossa empresa de reformas, anterior, a Home Hero.
Se você ainda não possui processos bem definidos e não sabe por onde começar, já adianto para você:
É impossível conseguir otimizar os processos de uma empresa sem conhecê-los com profundidade.
Então, esse é o ponto de partida para melhorar a eficiência operacional da empresa: fazer o mapeamento dos processos internos e saber identificar os processos-chave.
Por exemplo:
Através do mapeamento dos processos você vai conseguir construir um diagnóstico das melhorias necessárias.
Em outras palavras: que ponto do seu fluxo de trabalho não está funcionando e está tomando muito tempo seu, e dos seus colaboradores?
Além do mapeamento, você precisa definir quais são os objetivos, onde você quer chegar e como vai acompanhar e garantir a execução disso tudo.
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👉 E sobre o ponto 5: você vai precisar ter muita, mas muita disciplina para acompanhar tudo isso.
Dentro da Home Hero, por exemplo, nós possuíamos uma rotina de cerimônias/reuniões que nos ajudava a acompanhar tudo o que estava acontecendo dentro da empresa.
Isso facilitava muito e economizava muito o tempo de todos os colaboradores.
Sem falar que garantia que os processos estavam sendo feitos corretamente.
Elas eram simples e você pode começar a aplicar no seu negócio o mais rápido possível.
Como funcionava:
Cada time realizava reuniões diárias, desde o time de marketing até o time de obras. Nesta reunião, cada colaborador comentava sobre as seguintes perguntas:
Com o time de obras, por exemplo, também era discutido sobre o andamento de cada obra, planejamento, compras e contratações, problemas ou barreiras que os engenheiros responsáveis estavam enfrentando e como o gestor poderia ajudar.
Duração: Até 20 minutos.
Como funcionava:
Essa reunião era com a empresa inteira e acontecia toda segunda-feira.
Passávamos por todas as áreas da empresa, do marketing até o financeiro, e atualizávamos o time em relação aos projetos e obras.
Duração: Até 60 minutos.
Como funcionava:
Nessa reunião acompanhávamos as qualidades das entregas de obra, quinzenalmente.
Para você ter uma ideia, analisávamos até as não conformidades de obra por ambiente através da análise de pareto, conforme a imagem abaixo:
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Também verificávamos o número de não conformidades por obra de acordo com o grau:
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E entrávamos no detalhe em cada grupo:
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Duração: Essa reunião também possuía uma duração de até 60 minutos.
Como funcionava:
Nessa reunião, abordávamos a performance da empresa como um todo e de cada área, de forma 100% transparente.
Aproveitávamos também para relembrar nossos objetivos e fortalecer a nossa visão como empresa, para garantir o alinhamento de todos.
Duração: 60 minutos.
👉 E se você ainda não possui o hábito de realizar rituais como esses, que mencionei acima, você pode começar da seguinte forma:
Além das cerimônias, como se não bastasse - porque sempre fomos muito criteriosos em relação a organização e processos - nós possuíamos playbooks de absolutamente tudo o que você pode imaginar.
Tudo minuciosamente documentado para manter a qualidade das nossas entregas e direcionar a execução das demandas.
No tópico abaixo vou aprofundar e mostrar alguns exemplos.
Mas antes, é muito importante você ter em mente que:
👉 A chave é realmente acompanhar os seus processos com disciplina e organização.
Sem falar que você vai definir os seus processos uma vez, mas você vai estar sempre adaptando e melhorando.
E para acompanhá-los você precisa utilizar a tecnologia a seu favor. Tudo isso precisa estar documentado em algum lugar, de forma fácil e rápida de acessar, para economizar ainda mais o seu tempo e dos seus colaboradores.
Na Vobi você consegue fazer isso, você pode acompanhar o processo comercial da sua empresa, criar checklists das tarefas a serem executadas, armazenar todos os documentos e playbooks, e inclusive, criar templates e padronizar os processos do seu negócio.
Já fica o convite: se você não conhece a Vobi, aproveita e já clica aqui.
Descentralize a sua gestão. O seu maior erro é achar que pode levar tudo nas costas.
Isso só vai excluir o seu time das atividades e te fazer ficar mais sobrecarregado.
Um verdadeiro dono de negócio de arquitetura e construção, sabe delegar e, ainda mais importante, COMO delegar para as pessoas certas para sair do operacional.
Ao delegar uma tarefa você não está apenas passando uma demanda para outra pessoa, mas está estabelecendo uma relação mútua de confiança e responsabilidade com ela.
Se ela não executar, a responsabilidade é dela, mas a culpa será exclusivamente sua.
Você como gestor deve tomar para si as responsabilidades delegadas.
Os bons resultados estão em como você pode auxiliar os seus colaboradores a executarem melhor e atingir os seus objetivos.
Além disso, delegar vai ajudar a alinhar expectativas.
Ninguém vai sair do lugar se não souber o que fazer e para onde ir.
O que você precisa deixar claro ao delegar 👇
1. Prioridade das atividades
2. Prazos de entregas
3. Responsáveis pelas tarefas
4. Expectativa quanto ao resultado
E aqui entram os processos novamente, se você souber delegar e já tiver os processos do seu negócio ou playbooks bem definidos, vai ser muito mais fácil.
Trazendo para a sua realidade, como comentei acima, na Home Hero nós tínhamos playbooks com os processos documentados, o que facilitava ainda mais a delegação de tarefas e acompanhamento da execução.
Aqui, por exemplo, era um playbook de procedimento de obra de contrapiso que compartilhávamos com os responsáveis pela execução dessa etapa 👇
(Perceba que incluíamos até ilustrações!)
Nesse playbook, de contrapiso, ficava claro o objetivo do procedimento, quem eram os responsáveis, quais documentos, quais materiais deveriam ser utilizados e o passo a passo do procedimento.
O documento era entregue e alinhado com a empresa contratada para garantir a máxima qualidade.
E, além de repassar esse procedimento com o terceirizado, também acompanhávamos o processo para conferir se tudo estava acontecendo conforme o combinado.
Tínhamos, desde playbooks de atendimento, com scripts e processos de atendimento, até todos os playbooks possíveis de procedimentos de obras e reformas.
Todos esses documentos serviam para garantir a qualidade das entregas e processos, e economizar muito o nosso tempo, sem ter que ficar explicando toda vez que alguma demanda precisasse ser executada, seja na obra ou no escritório.
Ah, e inclusive nós até criamos a Home Hero Academy!
Foi uma forma que encontramos para educar e treinar os profissionais que trabalhavam conosco para, de novo, garantir a qualidade e o processo.
Por exemplo, aqui um pouco do material da aula sobre iluminação de interiores:
Sair do operacional é um dos maiores objetivos de qualquer profissional de arquitetura e construção que possui uma empresa atualmente.
Mas não basta só você ter mais tempo, você precisa saber alocar muito bem o seu tempo no lugar certo.
De nada adianta organizar a casa, definir os processos se você, empreendedor, não souber organizar a sua rotina e investir energia nos desafios corretos.
Na minha visão, se você quer ser um empresário de sucesso na arquitetura e construção, além de “tocar o bumbo” do seu negócio, você precisa separar tempo para:
Confesso que não é fácil, principalmente para quem está começando, afinal, temos que fazer acontecer de qualquer jeito (só quem empreende sabe como é).
Mas à medida que o seu negócio vai evoluindo, você consegue, e deve, cada vez mais investir nos pontos mencionados acima para o seu negócio dar o próximo grande passo.
E lembre-se que, o seu foco, determina a sua realidade.
Quando um gestor aloca o seu tempo no lugar certo, a missão de sair do operacional e se tornar dispensável fica mais fácil.
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